1. Einleitung

Es ist nicht immer einfach, Online-Transaktionen abzuwickeln. Abgesehen von der ganzen Technik, die es zu bewältigen gilt, möchten Sie bestimmt auch die durch die Transaktionen entstandenen Einnahmen und Ausgaben im Auge behalten.

Wir von Worldline freuen uns, Ihnen dafür eine Rundum-Lösung zu präsentieren: Dank des Moduls Full Service können Sie bis ins kleinste Detail nachvollziehen, was Sie verdienen und was Sie für abgewickelte Transaktionen aufwenden.

Durch das Video erhalten Sie ein genaues Bild davon, welchen Nutzen das Modul Ihnen bringt:

Sämtliche in diesem Leitfaden genannten Services sind auch für den Full Service verfügbar. Wir bieten ausgewählte Services für Collect (wenn Sie separate Verträge mit Worldline haben) sowohl für unser Gateway als auch für unsere Acquiring-Services an.

 

In diesem Leitfaden geht es um das Modul im Back Office. Sollten Sie das Abrechnungsmodul unseres Händlerportals benutzen, kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

2. Erste Schritte

Damit Sie von diesem Service Gebrauch machen können:

  • Benötigen Sie auf unserer Plattform ein Produktionskonto.
  • Muss die Option RECON Reconciliation in Ihrem Konto aktiviert sein (Sie können das im Back Office  unter Configuration > Account > Your options > Available options  oder unter Default Options überprüfen). Falls diese Option nicht verfügbar ist, kontaktieren Sie uns
  • Der Acquiring-Service erfolgt entweder über den Full Service oder über Collect.

3. Was ist ein Abgleich?

Durch das Modul können Sie leichter zwischen dem Bruttobetrag (was Sie Ihren Kunden berechnen) und dem Nettobetrag (was Sie tatsächlich erhalten) für jede Transaktion unterscheiden. Bei einem Abgleich werden Ihre Kapitalbewegungen Ihren Transaktionen zugeordnet.

Dadurch erhalten Sie eine zusammengefasste Aufstellung Ihrer Kapitalbewegungen sowie einen Bericht. Darin werden die Abläufe und Ereignisse des Abgleichs detailliert aufgeschlüsselt.

Mithilfe des Leitfadens können Sie

  • Ihre Einnahmen pro Transaktion nachvollziehen (also für Transaktionen mit dem Status 9);
  • Ihre Ausgaben für Erstattungen (für Transaktionen mit dem Status 8) sowie für Rückbuchungen (für Transaktionen mit dem Status 84) im Auge behalten;
  • Ihre Ausgaben pro Transaktion und für welchen Service nachvollziehen;
  • Ihre Kontoauszüge mit den abgewickelten Transaktionen sowie dem Kapitalfluss abgleichen.

4. Abgleichtools einsetzen

Sie haben durch das Tool mehrere Möglichkeiten, um Ihre Einnahmen und Ausgaben bezüglich der Transaktionen nachzuvollziehen.

Gehen Sie dazu im Back Office  zu Reconciliation. Dort finden Sie zu den jeweiligen Möglichkeiten, wie Sie diese Informationen abrufen können, die entsprechenden Registerkarten.

Ab dem Zeitpunkt, ab dem Sie das Modul im Back Office aktiviert haben, werden alle abgewickelten Transaktionen registriert. Das gilt nicht für Transaktionen, die vor der Aktivierung des Moduls abgewickelt wurden.

Push-Benachrichtigungen konfigurieren

Unter Reconciliation > Configuration können Sie die Push reports konfigurieren, die automatisch an Sie gesendet werden sollen. Sie können aus verschiedenen Formaten wählen. Sehen Sie sich dazu alle verfügbaren Varianten unserer Plattform an:

Damit Sie den gewünschten Bericht konfigurieren können, klicken Sie für den jeweiligen Bericht auf „Configure“ und füllen Sie die Felder wie im entsprechenden Kapitel unseres  Leitfadens fürPush reports dargestellt aus.

Anhand der Grafik sehen Sie, wie Sie das Fenster für die Konfiguration der Push reports. aufrufen können.

Auszahlungsberichte herunterladen

Unter Reconciliation > Download laden Sie die Berichte herunter. Definieren Sie diese Felder und klicken Sie auf „DOWNLOAD“:

Feld Beschreibung
Report based on: 

Aus den verfügbaren Varianten wählen

Payout report From: / To:  Zeitraum auswählen
Payout reference  Die heruntergeladene Datei benennen
Please choose a file format for your report Choose from the availble variants  Select either 
.csv 
.txt 

Transaktionslebenszyklus nachverfolgen

Unter Reconciliation > Reporting können Sie den gesamten Lebenszyklus der Transaktionen von der Zahlungs-/Erstattungsantrag bis hin zur tatsächlichen Auszahlung/Erstattung nachvollziehen.

Anhand der drei Registerkarten Processed tx / Your balance / Payout reflect  wird der gesamte Lebenszyklus einer Transaktion abgebildet. Jede Transaktion wird also jeweils nur auf einer Registerkarte angezeigt:

  • Processed tx: Umfasst alle Transaktionen mit einem ausstehenden Status (91/81) oder mit dem Status 9/8, für die noch kein Betrag eingegangen ist/die Ihren Kunden noch nicht erstattet wurden.

    In der Übersicht sind die Transaktionen entweder als vollständige Liste unter „Processed transactions overview“ verfügbar oder nach Währungen sortiert unter „Processed transactions summary based on currency“.

Wenn Sie auf „Details“ klicken, erhalten Sie die vollständige Liste der jeweiligen Transaktionen. In der Tabelle sind diese Infos enthalten:

Spalte Beschreibung
Pay ID  Eindeutige Transaktionsreferenznummer in unserem System
Merchant transaction ref  Ihre mit dem Parameter ORDERID angegebene eindeutige Referenznummer
Order description Mit dem Parameter COM angegebene zusätzliche Beschreibung
Order date Eingangsdatum der Bestellung auf unserer Plattform
Payment date

Datum der Aktualisierung der Transaktion auf Status 9 auf unserer Plattform

Gross amount

Der mit dem Parameter AMOUNT angegebene, Ihrem Kunden berechnete Betrag

Status

Der Status der Transaktion

Name Kundenname
Brand Zahlungsart/Anbieter

Wenn Sie unter „Processed transactions summary based on currency“ bei einer der Listen auf die Schaltfläche am Ende der Zeile klicken, wird eine kurze Bilanz der ausstehenden Einnahmen („Payments“) und Ausgaben („Refunds“) eingeblendet.

In der Grafik können Sie sehen, wo Sie diese Elemente in der Registerkarte „Processed tx“ finden.

  • Your balance: Umfasst alle Transaktionen, für die ein Betrag eingegangen ist, Ihnen aber noch nicht erstattet wurde. Darüber hinaus erhalten Sie dort eine vollständige Übersicht über ausstehende Ausgaben (Erstattungen, Rückbuchungen, diverse Gebühren), die vom Betrag abgezogen werden.

    Kurzum entspricht „Your balance“ dem Betrag, der abzüglich der zu einem bestimmten Zeitpunkt anfallenden Kosten ausgezahlt werden muss. Diese Übersicht wird laufend aktualisiert. Den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung finden Sie unter „Last Update“.

Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zur Bilanz:

Feld Beschreibung
Reserve Sicherheitsreserve für Ausgaben, die nicht durch Transaktionseinnahmen gedeckt werden können
Transactions value (Gross)

Die Summe aller Gebühren, die Ihren Kunden für sämtliche erfolgreichen Transaktionen (Status 9) berechnet werden (wie mit dem Parameter AMOUNT angegeben)

Refunds Die Summe aller Erstattungen (Status 8) (wie mit dem Parameter AMOUNT angegeben)
Chargeback

Alle Rückbungen von Transaktionen mit den Status 9 oder 8

Transaction fees Gebühren für die Abwicklung aller Transaktionen mit diesem Lebenszyklusstatus
Refund fees Gebühren für die Abwicklung aller Erstattungen mit diesem Lebenszyklusstatus
Chargeback fees Gebühren für die Rückbuchungen
Fees/Miscs costs Alle anderen nicht genannten Gebühren
Total Balance Alle als Endbetrag zusammengefassten Einnahmen/Ausgaben

In der Grafik sehen Sie, wo Sie in der Tabelle „Your Balance“ die Informationen zu Ihrer Bilanz aufrufen können.

Wenn Sie auf „Details“ klicken, erhalten Sie die vollständige Liste mit den Transaktionen in Ihrer aktuellen Bilanz. In der Tabelle sind diese Infos enthalten:

Spalte Beschreibung
Pay ID Eindeutige Transaktionsreferenznummer in unserem System
Merchant transaction ref Ihre mit dem Parameter ORDERID angegebene eindeutige Referenznummer
Order description Mit dem Parameter COM angegebene zusätzliche Beschreibung
Order date Eingangsdatum der Bestellung auf unserer Plattform
Payment date Datum der Aktualisierung der Transaktion auf Status 9 auf unserer Plattform
Trx amount Gesamtbetrag der Transaktion oder mehrerer Transaktionen (einschließlich der Gebühren des Acquirers)
Interchange fee Unter Banken vereinbarte Gebühren für das Akzeptieren von mit Karten durchgeführten Transaktionen (angegeben in der kleinsten Einheit der verwendeten Währung)
Scheme fee Gebühren für das System (Anbieter der Zahlungsart)
Fx rate Wechselkurs für die Umrechnung einer Transaktionswährung (wie mit dem Parameter CURRENCY angegeben) in Ihre Abrechnungswährung
Exchange fee Wechselgebühr für die Umrechnung von Währungen in Ihre Abrechnungswährung
Gross amount Der mit dem Parameter AMOUNT angegebene, Ihrem Kunden berechnete Betrag
Net amount Höhe Ihres Betrags nach Abzug aller Kosten
Status Der Status der Transaktion
Name Kundenname
Brand Zahlungsart/Anbieter
  • Payout: Umfasst alle Transaktionen, für die der Betrag tatsächlich eingegangen ist, nach Abzug der Kosten (Erstattungen, Rückbuchungen, Gebühren usw.). In Ihrem Vertrag ist festgelegt, in welchen Abständen die Auszahlungen bei Ihnen eingehen. Für jede Auszahlung erhalten Sie einen separaten Bericht mit den Einnahmen und Ausgaben.

Wenn Sie in der Übersicht im entsprechenden Feld payout reference oder PAYID eingeben,

können Sie einen bestimmten Auszahlungsbericht aufrufen.

Allerdings können Sie einen oder mehrere Berichte auch für einen bestimmten Zeitraum aufrufen (über das Feld „Payment date“ ) oder mit einem Nettobetragsbereich abgleichen (über die Felder „Amount from / to“).

Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zur Auszahlung:

Spalte Beschreibung
Payout ref. Eindeutige Referenznummer für die Auszahlung
Amount Nettobetrag aller Transaktionen zusammen
Date Auszahlungsdatum/Erstellungsdatum des Berichts
Action Wenn Sie auf „Details“ klicken, erhalten Sie die vollständige Liste mit den Transaktionen im Auszahlungsbericht. Eine detaillierte Beschreibung der Spalten finden Sie im Kapitel „Your balance“.

Wie in der Registerkarte „Your balance“ wird Ihnen eine Übersicht eingeblendet, wenn Sie bei einem der Berichte auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Darin sind die Bruttobeträge, Kosten sowie Ihr Nettoeinkommen für jeden Auszahlungsbericht detailliert aufgeschlüsselt:

Feld Beschreibung
Transasaction value (Gross) Die Summe aller Gebühren, die Ihren Kunden für sämtliche erfolgreichen Transaktionen (Status 9) berechnet werden (wie mit dem Parameter AMOUNT angegeben)
Refunds Die Summe aller Erstattungen (Status 8) (wie mit dem Parameter AMOUNT angegeben)
Chargeback Alle Rückbungen von Transaktionen mit den Status 9 oder 8
Chargeback fees Gebühren für die Rückbuchungen
Fees/Miscs costs Alle anderen nicht genannten Gebühren
Reserve debit Gebühren für die Abwicklung aller Transaktionen mit diesem Lebenszyklusstatus
Reserve adjustment Gebühren für die Abwicklung aller Erstattungen mit diesem Lebenszyklusstatus
Security adjustement deposit Gebühren für die Rückbuchungen
Total paid amount Der an Sie ausgezahlte Nettobetrag
DirectDebit Bei einem negativen voll bezahlten Betrag belasten wir Ihr Bankkonto mit dem entsprechenden Betrag.
Reserve Sicherheitsreserve für Ausgaben, die nicht durch Transaktionseinnahmen gedeckt werden können

Rechtsstreitigkeiten nachverfolgen

Unter Reconciliation > Dispute werden alle Transaktionen mit dem Status 9 zusammengefasst, für die kein Betrag eingegangen ist oder der Ihrem Kunden erstattet werden musste.

Die betroffenen Transaktionen können Sie über diese Felder aufrufen:

  • Posting date Start / End (Eingangsdatum der Benachrichtigung vom Acquirer)
  • Card number
  • Card scheme (Anbieter der Zahlungsart)
  • Reason code (genaue Beschreibung des Rückbuchungs-/Abrufantrags)
  • ARN (Acquirer Reference Number als eindeutige Referenznummer einer Rückbuchung)
  • Chargeback type (entweder ausstehende „Abrufanträge“ oder abgewickelte „Rückbuchungen“)

Looking up transactions based on the card number requires you to store them in your database. Please be aware that this requires a specific PCI certification at your end.

Wenn Sie Transaktionen anhand der Kartennummer suchen möchten, müssen Sie diese in Ihrer Datenbank speichern. Beachten Sie, dass Sie dafür eine bestimmte PCI-Zertifizierung benötigen.

In der Tabelle finden Sie alle betroffenen Transaktionen. Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zur Auszahlung:

Spalte Beschreibung
Eingangsdatum Eingangsdatum der Benachrichtigung vom Acquirer
Feldtyp

Status der Angelegenheit im Rückbuchungslebenszyklus, also entweder

  • Retrieval request: der Issuer erhält Informationen über eine Transaktion, die einem der Karteninhaber berechnet wird;
  • 1st chargeback: der Issuer erstattet dem Kunden den Betrag;
  • Representment: Sie haben die Rückbuchung angefochten und warten auf den Eingang des Betrags;
  • 2nd chargeback: der Issuer erstattet dem Kunden nach der Anfechtung der ersten Rückbuchung den Betrag.
Kartennummer Für die Transaktion benutzte Kartennummer
ARN Acquirer Reference Number (eindeutige Referenznummer der Acquiringbank für eine Transaktion, einschließlich Rückbuchungstransaktionen)
Code für den Grund

Die ausführliche Erklärung für den Rückbuchungsantrag; Sie finden hier eine vollständige Liste aller möglichen Gründe.

Beschreibung des Grunds

Das Kartensystem ficht die freie Textbeschreibung des Codes für den Grund an.

Nicht für alle Item type status verfügbar

Währung Währung des Kontos des an der Rechtsstreitigkeit beteiligten Acquirers, in der die Transaktion eingeht
Betrag Bruttobetrag der Transaktion
CCN Die Chargeback Control Number  der Bank des Kunden
Ursprüngliches Eingangsdatum  Anfechtungsdatum der Rückbuchung (für Transaktionen mit dem Status Representment)
Ursprüngliches Transaktionsdatum Transaktionsdatum Ihrer Rückbuchungsanfechtung für Transaktionen mit dem Status  Representment)
Transaktionsart

Transaktionsart (für Transaktionen mit dem Status Representment).

Fixed value: Purchase

Vom Händler abgerechneter Betrag Ihr für Transaktionen mit dem Status Representment  (vor Abzug der Gebühren) eingegangener Betrag
Vom Händler abgerechneter Nettobetrag Der für Transaktionen mit dem Status Representment  (vor Abzug der Gebühren) mit dem Zahlungsnetzwerk abgerechnete Betrag
Originaler Beleg Interne Belegnummer für Transaktionen mit dem Status Representment
Feld für den Beleg Interne Belegnummer für die Transaktion (gibt den aktuellen Item typestatus an)
Auth code Autorisierungscode für Transaktionen mit dem Status Representment
Stapelnummer Vom Antragsteller angegebene Stapelnummer für Transaktionen mit dem Status Representment
Händler-DBA Ihr „Doing business as“-Name
Händlertransaktionsref Auszahlungsreferenznummer mit der ursprünglich enthaltenen Transaktion
Erfassungsmodus Erfassungsart der Transaktionsdaten
Zahlungs-ID Eindeutige Transaktionsreferenznummer in unserem System

5. Den Transaktionsabgleichsstatus verstehen

Alle Transaktionen haben einen bestimmten Lebenszyklus. Rufen Sie im Back Office unter Operation > View transactions / Financial History den Status zu einzelnen Transaktionen auf. Suchen Sie in der Transaktionsübersicht in der Tabelle die Spalte „Recon. Stat.“.

In der Grafik sehen Sie, wo Sie „Recon. Stat.“ in der Transaktionsübersicht finden.

Es gibt diese Status:

Vorgang Acquiring über den Full Service
Zahlungen (Transaktionen mit dem Status 9x für alle Zahlungsarten außer für die Bank Transfer / Sofort Überweisung
  • Abgewickelte Transaktion
  • Für das Clearing gesendet
  • Bei Ingenico eingegangen
  • Von Ingenico bezahlt

Erstattungen (Transaktionen mit dem Status 8x für alle Zahlungsarten außer für die Bank Transfer / Sofort Überweisung
  • Ausstehende Erstattung
  • Abgewickelte Erstattung
  • Abgelehnte Erstattung
Transaktionen mit den Zahlungsarten Bank Transfer / Sofort Überweisung
  • Warten auf Zahlung
  • Bei Ingenico eingegangen
  • Von Ingenico bezahlt
  • Ablauf initialisiert
  • Abgelaufen

Hier finden Sie zu jedem Status eine detaillierte Erklärung.

Status Beschreibung
Transaction processed Die Transaktion ist technisch zwar abgeschlossen, aber es gab weder ein Clearing noch ist ein Betrag eingegangen.
Sent for clearing Die Bank des Kunden wurde um die Erstattung des Betrags gebeten, damit der Betrag eingeht.
Received by Worldline Der Betrag der Bank ist eingegangen, er wurde allerdings noch nicht an Sie erstattet.
Paid by Worldline Der Betrag wurde erstattet.
Refund pending

Die Erstattung an Ihren Kunden wird vorbereitet (Status 81).

Refund processed Die Erstattung ist bei Ihrem Kunden eingegangen (status 8)
Refund refused Die Erstattung wurde abgelehnt (status 83)
Waiting for payment Es wird auf die Überweisung des Kunden gewartet.
Expiration initialized Der Gültigkeitszeitraum ist abgelaufen. Die Transaktion befindet sich im status 61
Expired Der Gültigkeitszeitraum ist abgelaufen. Die Transaktion befindet sich im status 6
Sent to acquirer Ihr Acquirer wurde angewiesen, den Betrag von der Bank Ihres Kunden einzufordern.
Paid by acquirer Der Acquirer hat bestätigt, dass der Betrag bei Ihnen eingehen wird.

Häufig gestellte Fragen



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In Ihrem Worldline-Konto können Sie Ihre Transaktionen ganz einfach nachschlagen. Dazu wählen Sie „Vorgänge“ und klicken dann je nach Art der gesuchten Transaktionsergebnisse entweder auf „Transaktionsansicht“ oder „Finanzielle Historie“ klicken.

Weitere Informationen finden Sie unter „Transaktionen Ansehen“ einsehen.


Standardmäßig können Sie Waren abschicken oder Dienstleistungen erbringen, sobald eine Transaktion den Status „5 – Authorised“ (Autorisiert) oder „9 – Payment requested“ (Zahlung angefordert) erreicht hat. Auch wenn Status 5 eine Erfolgsmeldung darstellt, meldet er nur die vorübergehende Reservierung eines Geldbetrags auf der Karte des Kunden. Eine Transaktion mit Status 5 muss noch bestätigt werden (manuell oder automatisch), um in den Status 9 zu gelangen, der für die meisten Zahlungsverfahren der finale Erfolgsstatus ist.


Unter Status der Transaktionen finden Sie weitergehende Informationen.





Mit der Schaltfläche „Rückerstattung“ in der Auftragsübersicht einer Transaktion (unter „Transaktionsansicht“) können Sie eine Zahlung ganz einfach rückerstatten. Wenn Ihr Konto es unterstützt, können Sie auch Rückerstattungen mit einer DirectLink-Anfrage oder durch Hochladen einer Batchdatei (für mehrere Transaktionen)) durchführen. .
Bitte beachten Sie, dass die Option „Rückerstattungen“ in Ihrem Konto aktiviert sein muss. 

Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Transaktionen verwalten.

Ein grüner Daumen bedeutet, die Transaktion ist mit einer 3-D Secure Authentifizierungsmethode wie Digipass oder Kartenleser vollzogen worden. Das bedeutet aber nicht notwendigerweise, dass die Zahlung selbst erfolgreich verarbeitet worden ist. Sie sollten darum immer den Transaktionsstatus prüfen, wenn Sie wissen möchten, ob Sie Ihr Geld auch erhalten werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Status der Transaktionen.



Falls Sie bestimmte Details eines Auftrags bzw. einer Transaktion überprüfen oder Transaktionen verwalten möchten, sollten Sie „Transaktionsansicht“ verwenden. Mit Hilfe von „Finanzielle Historie“ lassen sich ein- und ausgehende Gelder am bequemsten regelmäßig überprüfen. 
Weitere Informationen finden Sie unter Transaktionsansicht vs- Finanzielle Historie

 

Rückerstattungen können Sie nur für Transaktionen durchführen, bei denen Sie den Status 9 seit mindestens 24 Stunden haben. Eine Stornierung oder Löschung kann innerhalb ca. 24 Stunden erfolgen nachdem die Transaktion den Status 5 oder 9 hat. 
Wenn Sie den Annahmeschluss des Akzeptanzpartner erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich direkt an unseren Kundendienst wenden.



Sobald eine Transaktion den Status 9 erreicht hat, d. h. der Kunde bezahlt hat, überweist der Akzeptanzpartner oder die Bank das Geld auf Ihr Konto. Wann diese Auszahlung stattfindet, ist je nach Zahlungsmethode und Akzeptanzpartner unterschiedlich. Wir empfehlen Ihnen, sich direkt mit dem Akzeptanzpartner oder der Bank in Verbindung zu setzen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie Ihr Geld nicht rechtzeitig bekommen.