1. Introductie

Het verwerken van online betalingen kan een uitdaging zijn. Naast het oplossen van de technische aspecten, wil je ook een oogje houden op de inkomsten en uitgaven die door jouw transacties worden gegenereerd.

Het doet Worldline plezier je een oplossing te bieden die het hele traject beslaat: onze module Reconciliatie geeft je maximale transparantie voor wat je verdient en wat je betaalt voor verwerkte transacties.

Bekijk de video om met eigen ogen te zien hoe deze module je kan helpen:

Alle diensten die in deze handleiding worden beschreven, zijn beschikbaar voor Full Service. We bieden geselecteerde diensten aan voor Collect (wanneer je afzonderlijke contracten hebt met Worldline voor zowel onze gateway als onze acquiring-diensten

Deze handleiding verwijst naar de module in Back Office. Als je de afwikkelingsmodule van ons handelarenportaal gebruikt, kun je contact met ons opnemen voor meer informatie

2. Aan de slag

Als je deze service wilt gebruiken, moet je ervoor zorgen dat

  • Je een productieaccount hebt op ons platform
  • De optie RECON Reconciliation is geactiveerd in jouw account (je kunt dit in jouw Back Office controleren via Configuration > Account > Your options > Available options of Default Options). Neem contact met ons op als deze optie niet beschikbaar is. 
  • Jouw acquiring-dienst wordt geleverd via Full Service of Collect

3. Wat betekent reconciliatie?

Onze module helpt je een onderscheid te maken tussen het brutobedrag (wat je aan je klanten berekent) en het nettobedrag (wat je effectief ontvang) voor elke transactie. Reconciliatie is een proces dat een link legt tussen jouw financiële mutaties en jouw transacties.

Dit proces resulteert in een samengevoegde financiële mutatie en een rapportage, Het biedt de details van de stromen en gebeurtenissen die in dit proces zijn opgenomen.

Onze handleiding zal je helpen bij het volgende

  • Begrijpen wat je per transactie verdient (status 9-transacties)
  • Bijhouden hoeveel je uitgeeft aan terugbetalingen (status 8-transacties) en terugboekingen (status 84-transacties)
  • Zien hoeveel je voor elke transactie betaalt en voor welke dienst dit precies is
  • Het koppelen van je bankafschriften aan de verwerkte transacties en de kasstroom

4. Reconciliatietools gebruiken

De tool biedt je verscheidene manieren om je transactie-inkomsten en -kosten te begrijpen.

Je kunt de tool gebruiken door in Back Office  naar Reconciliation te gaan. Er zijn verschillende tabbladen beschikbaar die verschillende manieren bieden waarop je deze informatie kunt krijgen.

Zodra deze module is geactiveerd in jouw Back Office, worden alle verwerkte transacties geregistreerd. Er worden echter geen transacties geregistreerd die zijn verwerkt voordat de module werd geactiveerd

Configure Push Reports

Je kunt in Reconciliation > Configuration de Push reports configureren die we jou automatisch toesturen. Je kunt uit verschillende vormen kiezen. Bekijk hier welke varianten ons platform je te bieden heeft:

To configure a report of your choice, click on “Configure” respectively and fill the fields as described in our dedicated chapter in our Push reports guide.

Je configureert een rapport naar keuze door op de bijbehorende optie "Configure" te klikken en de velden in te vullen zoals beschreven in het desbetreffende hoofdstuk in onze {dv.get('nav.aside.title.integration.options.push-reports')}-handleiding.

De afbeelding laat zien hoe je het configuratiescherm kunt openen voor Push reports.

Uitbetalingsrapporten downloaden

Je kunt rapporten via Reconciliation > Download rechtstreeks downloaden. Definieer de volgende velden en klik dan op "DOWNLOAD":

Veld Beschrijving
Report based on: 

Maak een keus uit de beschikbare varianten

Payout report From: / To:  Selecteer een tijdsperiode
Payout reference  Selecteer een naam voor het gedownloade bestand
Please choose a file format for your report Choose from the availble variants  Select either 
.csv 
.txt 

De transactielevenscyclus volgen

In Reconciliation > Reporting kun je de volledige levenscyclus voor jouw transacties volgen, van het verzoek om betaling / terugbetaling tot de feitelijke uitbetaling / restitutie.

De drie tabbladen Processed tx / Your balance / Payout reflect  weerspiegelen de volledige levenscyclus van de transacties. Dit houdt in dat elke transactie slechts op één tab tegelijk wordt weergegeven:

  • Processed tx: bevat alle transacties die in behandeling zijn (91 / 81) of die de status 9 / 8 hebben en waarvoor we nog geen geld hebben ontvangen / je klanten nog niet terug hebben betaald.
  • De transacties zijn in het overzicht toegankelijk via een volledige lijst via "Processed transactions overview" of gescheiden op valuta via "Processed transactions summary based on currency".
  • Je kunt een volledige lijst met de respectieve transacties weergeven door op "Details" te klikken. De tabel bevat de volgende informatie:
Kolom Beschrijving
Pay ID  Unieke transactiereferentie in ons systeem
Merchant transaction ref  Jouw unieke referentie zoals verzonden in de parameter ORDERID
Order description Aanvullende beschrijving zoals verzonden in de parameter COM
Order date De datum waarop ons platform de opdracht heeft ontvangen
Payment date

De datum waarop ons platform de transactie heeft bijgewerkt naar status 9

Gross amount Het bedrag dat jij je klant in rekening brengt zoals verzonden in de parameter AMOUNT
Status

Status of the transaction

De status van de transactie

Name Naam van de klant
Brand Gebruikte betalingsmethode / merk

Je kunt door op de rechthoek van een van de lijsten te klikken in "Processed transactions summary based on currency" een kort overzicht krijgen van de in behandeling verkerende inkomsten ("Payments") en uitgaven ("Refunds").

De afbeelding laat zien waar de hierboven vermelde elementen beschikbaar zijn in het tabblad "Processed tx".

    • Your balance: bevat alle transacties waarvoor we al wel het geld hebben ontvangen maar die we nog niet aan jou hebben uitbetaald. Het bevat daarnaast een volledig overzicht van de uitgaven (terugbetalingen, terugboekingen, diverse tarieven) die in behandeling zijn en die we van het geld zullen aftrekken.

      Kort gezegd, "Your balance" is een overzicht van het uit te betalen geld min de te betalen kosten op een bepaald tijdstip. We updaten dit overzicht regelmatig. Het tijdstip van de laatste update wordt weergegeven in "Last Update".

    De gedetailleerde saldo-informatie omvat het volgende:

    Item Beschrijving
    Reserve Het bedrag dat we als buffer aanhouden voor kosten die niet door transactie-inkomsten kunnen worden gedekt
    Transactions value (Gross)

    Het totaalbedrag dat jij bij je klanten in rekening brengt voor alle succesvolle (status 9) transacties (gedefinieerd in de parameter AMOUNT)

    Refunds Het totaal van alle terugbetalingen (status 8) (gedefinieerd in de parameter AMOUNT)
    Chargeback Alle terugboekingen van status 9- of status 8-transacties
    Transaction fees Tarieven die we berekenen voor alle transacties die deze levenscyclus-status hebben
    Refund fees Tarieven die we berekenen voor alle terugbetalingen die deze levenscyclus-status hebben
    Chargeback fees Tarieven in verband met terugboekingen
    Fees/Miscs costs Alle andere tarieven die niet hierboven worden genoemd
    Total Balance Alle inkomsten / kosten opgeteld tot een eindbedrag

    De afbeelding laat zien waar je de saldo-informatie kunt vinden in de tabel "Your Balance"

    Als je op "Details" klikt, wordt de volledige lijst met transacties weergegeven die samen het huidige saldo vormen. De tabel bevat de volgende informatie:

    Kolom Beschrijving
    Pay ID Unieke transactiereferentie in ons systeem
    Merchant transaction ref Jouw unieke referentie zoals verzonden in de parameter ORDERID
    Order description Aanvullende beschrijving zoals verzonden in de parameter COM
    Order date De datum waarop ons platform de opdracht heeft ontvangen
    Payment date

    De datum waarop ons platform de transactie heeft bijgewerkt naar status 9

    Trx amount Het totaalbedrag voor de transactie of groep transacties (inclusief verwerverstarieven)
    Interchange fee

    Tussen banken onderling betaald tarief voor het accepteren van creditcardtransacties (uitgedrukt in de kleinste eenheid van de gebruikte valuta)

    Scheme fee

    Vergoeding die wordt betaald aan het netwerk (de leverancier van de betalingsmethode)

    Fx rate De wisselkoers voor het omzetten van transactievaluta (zoals verzonden in de parameter CURRENCY) naar jouw afrekenvaluta
    Exchange fee De wisselkoers voor het omzetten van valuta naar jouw afrekenvaluta
    Gross amount Het bedrag dat jij je klant in rekening brengt zoals verzonden in de parameter AMOUNT
    Net amount Het bedrag dat jij ontvangt na aftrek van alle kosten
    Status

    De status van de transactie

    Name Naam van de klant
    Brand Gebruikte betalingsmethode / merk
    • Payout: bevat alle transacties waarvoor jij effectief je geld hebt ontvangen minus kosten (terugbetalingen, terugboekingen, tarieven etc.). Jouw contract definieert met welke intervallen jij uitbetalingen ontvangt. Je ontvangt voor elke uitbetaling een afzonderlijk rapport met daarin het bedrag en de kosten.

    Je kunt een specifiek uitbetalingsrapport opzoeken door een payout reference / PAYID op te geven

    in het respectieve veld in het overzicht.

    Als alternatief kun je ook één of meer rapporten uit een aangegeven periode weergeven (door het veld "Payment date" te gebruiken) of een nettobedrag opzoeken (met de velden "Amount from / to")

    De gedetailleerde uitbetalingsinformatie omvat het volgende:

    Kolom Beschrijving
    Payout ref. Unieke referentie van de uitbetaling
    Amount Het gecombineerde nettobedrag voor alle transacties
    Date Uitbetalingsdag / dag dat het rapport is gemaakt
    Action Als je op "Details" klikt, wordt de volledige lijst met transacties weergegeven die samen het uitbetalingsrapport vormen. Zie het hoofdstuk "Your balance" voor een gedetailleerde beschrijving van de kolommen

    Als je op de rechthoek voor een van de rapporten klikt, wordt een overzicht weergegeven dat lijkt op het overzicht in het tabblad "Your balance". Je ziet hierin de exacte brutobedragen, kosten en netto-inkomsten voor elk uitbetalingsrapport:

    Item Beschrijving
    Transasaction value (Gross)

    Het totaalbedrag dat jij bij je klanten in rekening brengt voor alle succesvolle (status 9) transacties (gedefinieerd in de parameter AMOUNT)

    Refunds

    Het totaal van alle terugbetalingen (status 8) (gedefinieerd in de parameter AMOUNT)

    Chargeback

    Alle terugboekingen van status 9- of status 8-transacties

    Chargeback fees Tarieven in verband met terugboekingen
    Fees/Miscs costs Alle andere tarieven die niet hierboven worden genoemd
    Reserve debit Tarieven die we berekenen voor alle transacties die deze levenscyclus-status hebben
    Reserve adjustment Tarieven die we berekenen voor alle terugbetalingen die deze levenscyclus-status hebben
    Security adjustement deposit Tarieven in verband met terugboekingen
    Total paid amount Het nettobedrag dat aan jou wordt uitbetaald
    DirectDebit Als het totaalbedrag negatief is, zullen we dit bedrag bij jouw bank in rekening brengen
    Reserve Het bedrag dat we als buffer aanhouden voor kosten die niet door transactie-inkomsten kunnen worden gedekt

    Maatregelen nemen bij geschillen

    In Reconciliation > Dispute brengen we alle status 9-transacties bijeen waarvoor je geen geld hebt ontvangen of die we aan jouw klant moesten terugbetalen.

    Je kunt de betrokken transacties opzoeken door de velden als volgt in te vullen

    • Posting date Start / End (de datum waarop we de kennisgeving van de verwerver hebben ontvangen)
    • Card number
    • Card scheme (de leverancier van de betalingsmethode)
    • Reason code (een exacte beschrijving van het verzoek om terugboeking / terughaling)
    • ARN (Acquirer Reference Number als een unieke referentie naar een geval van terugboeking)
    • Chargeback type ("terughaalverzoeken" die in behandeling zijn of verwerkte "terugboekingen")

    Als je de transacties wilt opzoeken op het gebruikte kaartnummer, moet je deze in je database opslaan. Houd in de gaten dat jij hiervoor een specifieke PCI-certificatie moet hebben.

    De tabel bevat alle betrokken transacties De gedetailleerde uitbetalingsinformatie omvat het volgende

    Kolom Beschrijving
    Postdatum De datum waarop we de kennisgeving van de verwerver hebben ontvangen
    Type item

    De status van de casus in de levenscyclus van de terugboeking Dit kan een van de volgende zijn

    • Retrieval request: de uitgever verkrijgt informatie over een transactie die ten laste wordt gelegd aan een van zijn kaarthouders
    • 1st chargeback: de uitgever heeft het geld terugbetaald aan de klant
    • Representment: jij hebt bezwaar gemaakt tegen de terugboeking en wacht nu op het geld
    • 2nd chargeback: de uitgever heeft het geld aan de klant terugbetaald na jouw bezwaar tegen de eerste terugboeking
    Nummer creditcard Het nummer van de creditcard die voor de transactie is gebruikt
    ARN Acquirer Reference Number (het unieke referentienummer van de verwervende bank voor een transactie - inclusief terugboekingstransactie)
    Redencode

    De gedetailleerde uitleg voor het terugboekingsverzoek. Zie onze volledige lijst met alle mogelijke redenen

    Beschrijving reden

    De in vrije tekst opgestelde beschrijving van het creditcardnetwerk met betrekking tot het geschil

    Niet beschikbaar voor alle Item type -statussen

    Valuta Valuta van het geschilaccount van de verwerver waarnaar de transactie is gepost
    Bedrag Het brutobedrag voor de transactie
    CCN Chargeback Control Number  van de bank van de klant.
    Oorspronkelijke postdatum De datum waarop jij bezwaar hebt gemaakt tegen de terugboeking (voor transacties met de status Representment)
    Oorspronkelijke transactiedatum De transactiedatum voor jouw terugboekingsbezwaar voor transacties met de status  Representment)
    Type transactie

    Type transactie (voor transacties met de status Representment).

    Fixed value: Purchase

    Afgerekend bedrag handelaar Het bedrag dat jij hebt ontvangen voor transacties met de status Representment (voor aftrek van kosten)
    Afgerekend bedrag netwerk Het bedrag dat met het betalingsnetwerk is afgerekend voor transacties met de status Representment (voor aftrek van kosten)
    Oorspronkelijke bon Nummer interne bon voor transacties met de status Representment
    Itembon Nummer interne bon voor de transactie (die de huidige Item type-status hiervan aangeeft)
    Aut.code Autorisatiecode voor transacties met de status Representment
    Batchnummer Batchnummer dat wordt verstrekt door de indiener voor transacties met de status Representment
    DBA handelaar De naam waaronder je zaken doet ofwel "doing business as"-naam
    Transactiereferentie handelaar De uitbetalingsreferentie voor de transactie was oorspronkelijk opgenomen
    Capturemodus  De capturemethode voor de transactiegegevens
    Payid Unieke transactiereferentie in ons systeem

    5. Meer over de reconciliatiestatus van transacties

    Al onze transacties doorlopen een specifieke levenscyclus. Je kunt de status van individuele transacties in Back Office opzoeken via Operation > View transactions / Financial History. Zoek in het transactieoverzicht de kolom "Recon. Stat." op in de tabel.

    De afbeelding laat zien waar je "Recon. Stat." kunt vinden in het transactieoverzicht.

    De volgende statussen zijn mogelijk:

    Bewerking Verwerving via Full Service
    Betalingen (transacties met status 9x voor alle betalingsmethoden behalve Bank Transfer / Sofort Banking
    • De transactie is verwerkt
    • Verzonden voor clearing
    • Ontvangen door Ingenico
    • Betaald door Ingenico

    Terugbetalingen (transacties met status 8x voor alle betalingsmethoden behalve Bank Transfer / Sofort Banking
    • Terugbetaling in behandeling
    • Terugbetaling is verwerkt
    • Terugbetaling is geweigerd
    Transacties via betalingsmethoden Bank Transfer / Sofort Banking
    • In afwachting van betaling
    • Ontvangen door Ingenico
    • Betaald door Ingenico
    • Verloop geïnitialiseerd
    • Verlopen 

    Je vindt hier een gedetailleerde uitleg voor elke status

    Status Beschrijving
    Transaction processed De transactie is technisch afgerond, maar er heeft nog geen clearing plaatsgevonden en we hebben nog geen geld ontvangen
    Sent for clearing We hebben de bank van jouw klant gevraagd ons het geld over te maken
    Received by Worldline We hebben het geld van de bank van jouw klant ontvangen, maar me hebben dit nog niet aan jou uitbetaald
    Paid by Worldline We hebben het geld uitbetaald
    Refund pending We bereiden ons momenteel voor het terugbetalen van jouw klant (status 81)
    Refund processed We hebben het geld aan je klant terugbetaald (status 8)
    Refund refused De terugbetaling is geweigerd (status 83)
    Waiting for payment We wachten op de overdracht door de klant
    Expiration initialized De geldigheidsperiode is verlopen De transactie heeft status 61
    Expired De geldigheidsperiode is verlopen De transactie heeft status 6
    Sent to acquirer We hebben jouw verwerver gevraagd het geld te innen bij de bank van jouw klant
    Paid by acquirer We hebben bevestiging van jouw verwerver gekregen dat je het geld gaat ontvangen

    Veelgestelde vragen



    Met Full Service kunt u met één contract een groot aantal lokale betaalmethoden tegelijk activeren, in meerdere landen. Als u internationaal zaken doet, kan dit de ideale manier zijn om betalingen uit heel Europa te accepteren. Het bespaart u veel tijdrovende administratie en omdat u meer betaalmethoden kunt aanbieden, kunt u hiermee bovendien uw omzet verhogen.

    Via onze gelieerde onderneming Ingenico Financial Solutions kunnen we de betalingen van uw klanten via hun lokale acquirers innen en rechtstreeks overmaken naar uw handelaaraccount zodra ze zijn goedgekeurd.

    In uw Ingenico ePayments-account worden uw Full Service-betaalmethoden vooraf geconfigureerd met de aansluitnummers van Ingenico FS, zodat voor elke ontvangen transactie het geld naar uw handelaaraccount kan worden overgemaakt.

    Omdat het betaalproces met Full Service hetzelfde is als het normale betaalproces zijn transacties met Full Service uiterst geschikt voor Shopping cart-oplossingen die Ingenico ePayments e-Commerce ondersteunen.



    Een acquirer is een financiële instelling die betalingen van bepaalde creditcards en debitcards verwerkt. De acquirer is verantwoordelijk voor het financiële gedeelte van de transactieverwerking en Worldline is verantwoordelijk voor het technische gedeelte. Met andere woorden, zonder een acquirer wordt het geld niet overgemaakt op uw bankrekening.

    Een acquirer is een financiële instelling die betalingen van bepaalde creditcards en debitcards verwerkt. De acquirer is verantwoordelijk voor het financiële gedeelte van de transactieverwerking en Ingenico ePayments is verantwoordelijk voor het technische gedeelte. Met andere woorden, zonder een acquirer wordt het geld niet overgemaakt op uw bankrekening.

    Voor elke online betaalmethode die u wilt toevoegen, hebt u een aanvaardingscontract met een acquirer nodig. Als u advies wilt bij de keuze van de acquirer die het meest geschikt is voor u en uw regio, neem dan contact op met ons Salesteam: sales.ecom@ingenico.com. Als u weet met welke acquirer u wilt samenwerken, kunt deze eenvoudig in de vervolgkeuzelijst selecteren wanneer u in uw account een betaalmethode toevoegt.

    Maar wij kunnen dat ook voor u regelen. Met Ingenico Full Service kunt u met één contract een groot aantal lokale betaalmethoden tegelijk activeren, in meerdere landen. Als u internationaal handel drijft, kan dit de ideale manier zijn om betalingen uit heel Europa te accepteren. Het bespaart u veel tijdrovende administratie en omdat u meer betaalmethoden kunt aanbieden, kunt u hiermee bovendien uw omzet verhogen.

    Meer informatie over Ingenico Full Service vindt u hier, maar u kunt ook een e-mail met het verzoek om contractinformatie sturen naar sales.ecom@ingenico.com.

    Via het menu van uw Worldline-account kunt u uw transacties eenvoudig opzoeken. Kies 'Transacties’ en klik vervolgens op ‘Beheer transacties' of 'Financiële historiek’/’Dagtotalen’, afhankelijk van het type transactieresultaten dat u zoekt.

    Ga naar Uw transacties raadplegen voor meer informatie.

    Standaard kunt u goederen verzenden of uw dienst leveren zodra een transactie de status '9 - Betaling aangevraagd' heeft gekregen. Hoewel status 5-Geautoriseerd een geslaagde status is, is het echter slechts een tijdelijke reservering van een geldbedrag op de kaart van de klant. Een transactie met status 5 moet nog worden bevestigd (handmatig of automatisch) om naar status 9 te gaan. Deze laatste is voor de meeste betaalmethoden de uiteindelijke geslaagde status.

    Ga naar Transactiestatussen voor meer informatie.

    U kunt een betaling eenvoudig terugstorten met de knop 'Terugbetaling’ in het orderoverzicht van een transactie (via ’Beheer transacties’). Als dit door uw account wordt ondersteund, kunt u ook terugbetalingen doen met een DirectLink-aanvraag of met een Batch-bestandsupload (voor meerdere transacties).

    Hiervoor moet in uw account de optie Refunds (Terugbetalingen) zijn ingeschakeld.

    Ga voor meer informatie naar transacties beheren.

    Een volledig groen pictogram met de duim omhoog betekent dat de transactie is voltooid met een 3-D Secure-authenticatiemethode, zoals een digipass of een kaartlezer. Dit betekent echter niet per se dat de betaling zelf succesvol is verwerkt. Daarom moet u altijd de transactiestatus controleren om te weten of u uw geld zult ontvangen.

    Ga naar Transactiestatussen voor meer informatie.

    Als u specifieke details van een bestelling/transactie wilt controleren of onderhoud wilt uitvoeren op transacties, moet u ‘Beheer transacties’ gebruiken. ‘Financiële historiek’/’Dagtotalen’ is de handigste manier om binnenkomende en uitgaande bedragen te controleren.

    Ga voor meer informatie naar Beheer transacties vs. Financiële historiek/Dagtotalen.

    U kunt alleen terugbetalingen uitvoeren op transacties die al minstens 24 uur in status 9 staan. U kunt een annulering uitvoeren binnen ongeveer 24 uur nadat de eindstatus bereikt is (status 9 of 5).

    Als u de cut-off time van uw acquirer wilt weten, adviseren we u om rechtstreeks contact op te nemen met onze klantendienst.

    Zodra een transactie de status 9 krijgt, wat betekent dat de klant betaald heeft, zal de acquirer of bank het geld op uw rekening storten. Het moment waarop deze uitbetaling plaatsvindt, verschilt per betaalmethode en acquirer. We adviseren u om rechtstreeks contact op te nemen met uw bank of acquirer als u vindt dat u uw geld niet op tijd ontvangt.