Riconciliazione
1. Introduzione
L’elaborazione delle transazioni online può essere impegnativa. Oltre a risolvere gli aspetti tecnici, vuoi anche tenere traccia delle entrate e delle spese generate dalle tue transazioni.
Worldline è orgogliosa di offrirti una soluzione completa: il nostro modulo di Riconciliazione ti offre la massima trasparenza su guadagni e costi per le transazioni elaborate.
Guarda il video per avere un’idea pratica sull’aiuto offerto da questo modulo:
Tutti i servizi descritti in questa guida sono disponibili per Full Service. Offriamo servizi selezionati per Collect (in caso di contratti separati con Worldline sia per il nostro gateway che per i servizi di acquiring.
Questa guida fa riferimento al modulo nel Back Office. Se utilizzi il Modulo di pagamento del nostro portale commerciale, contattaci per ulteriori informazioni.
2. Per iniziare
Per usufruire di questo servizio, assicurati che
- Disponi di un account di produzione sulla nostra piattaforma
- L’opzione RECON Reconciliation sia attivata nel tuo account (puoi verificarlo nel tuo Back Office tramite Configuration > Account > Your options > Available options o Default Options). Se l’opzione non è disponibile, contattaci.
- Il tuo servizio di acquiring viene erogato tramite Full Service o Collect
3. Comprendere la Riconciliazione
Il nostro modulo ti aiuta a distinguere tra l’importo lordo (somma che addebiti ai tuoi clienti) e l’importo netto (somma che effettivamente ricevi) per ciascuna transazione. La riconciliazione è un processo che collega i movimenti finanziari alle transazioni.
Questo processo fornisce un movimento finanziario aggregato e un report, con i dettagli dei flussi e degli eventi inclusi in questo processo.
La nostra guida ti insegnerà a
- Conoscere il guadagno per ogni transazione (transazioni con stato 9)
- Tracciare gli importi spesi per rimborsi (transazioni con stato 8) e storni di addebito (transazioni con stato 84)
- Conoscere la spesa per ogni transazione e per ogni servizio specifico
- Confrontare gli estratti conto con le transazioni elaborate e con il flusso di cassa
4. Utilizzo degli strumenti di Riconciliazione
Lo strumento offre vari modi per comprendere i guadagni e i costi relativi alle transazioni.
Per utilizzarlo, vai nel Back Office e accedi a Reconciliation. Sono disponibili diverse schede che offrono vari modi per ottenere queste informazioni.
Non appena il modulo viene attivato nel tuo Back Office, registrerà tutte le transazioni elaborate. Tuttavia, non registrerà le transazioni elaborate prima dell’attivazione del modulo.
Configurazione dei Push report
In Reconciliation > Configuration, puoi configurare i Push reports che ti abbiamo inviato in automatico. Puoi scegliere tra vari formati. Guarda tutte le varianti presenti che può offrire la nostra piattaforma:
- Payout Report
- Payout report including non-transactional data
- Payout report including non-transactional data and currency informations
- Payout report full scheme reporting
- Payout report full scheme reporting with exchange fee and rates
Per configurare un report a tua scelta, fai clic rispettivamente su “Configure” e compila i campi come descritto nel capitolo dedicato della nostra guida ai Push reports.
Il grafico mostra come accedere alla schermata di configurazione per i Push reports.
Download dei report dei pagamenti
In Reconciliation > Download, puoi scaricare direttamente i report. Definisci i seguenti campi e fai clic su “DOWNLOAD”:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Report based on: | |
| Payout report From: / To: | Consente di selezionare un intervallo di tempo |
| Payout reference | Consente di selezionare un nome per il file scaricato |
| Please choose a file format for your report Choose from the availble variants | Select either .csv .txt |
Track transaction lifecycle
In Reconciliation > Reporting, you can track the full lifecycle for your transactions from the payment / refund request to the actual payout / reimbursment.
The three tabs Processed tx / Your balance / Payout reflect the full lifecycle of a transactions. That means that every transaction will appear in one tab only at a time:
- Processed tx: contains all transactions that are in a pending status (91 / 81) or in status 9 / 8 for which we haven’t received the funds / paid your customers back yet.
- In the overview, the transactions are accessible via a full list via “Processed transactions overview” or separated by currency via “Processed transactions summary based on currency”.
- Clicking on “Details” displays the full list of the respective transactions. The table contains the following info:
Monitoraggio del ciclo di vita delle transazioni
In Reconciliation > Reporting, puoi tracciare l’intero ciclo di vita delle tue transazioni dalla richiesta di pagamento, al rimborso del pagamento, fino al rimborso effettivo.
Le tre schede Processed tx / Your balance / Payout reflect riflettono l’intero ciclo di vita di una transazione. Ciò significa che ogni transazione verrà visualizzata in una sola scheda alla volta:
- Processed tx: contiene tutte le transazioni in stato di attesa (91 / 81) o in stato 9 / 8 per la quale non abbiamo ancora ricevuto i fondi/rimborsato i clienti.
- Nella panoramica, le transazioni sono accessibili tramite un elenco completo in “Processed transactions overview” o suddivise per valuta in “Processed transactions summary based on currency”.
- Facendo clic su “Details” viene visualizzato l’elenco completo delle rispettive transazioni. La tabella contiene le seguenti informazioni:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Pay ID | Riferimento univoco della transazione nel nostro sistema |
| Merchant transaction ref | Riferimento univoco inviato nel parametro ORDERID |
| Order description | Descrizione aggiuntiva inviata nel parametro COM |
| Order date |
Data in cui la nostra piattaforma ha ricevuto l’ordine |
| Payment date |
Data in cui la nostra piattaforma ha aggiornato la transazione allo stato 9 |
| Gross amount |
Importo addebitato ai clienti come inviato nel parametro AMOUNT |
| Status | |
| Name | Nome del cliente |
| Brand | Metodo di pagamento/marchio utilizzato |
Facendo clic sul rettangolo per uno degli elenchi in “Processed transactions summary based on currency” viene visualizzato un breve riepilogo delle entrate (“Payments”) e delle spese (“Refunds”) in sospeso.
Il grafico mostra dove reperire gli elementi sopra menzionati nella scheda “Processed tx”.
- Your balance: contiene tutte le transazioni per le quali abbiamo ricevuto i fondi ma che non ti sono ancora state pagate. Inoltre, contiene una panoramica completa delle spese in sospeso (rimborsi, storni di addebito, commissioni varie) che dedurremo dai fondi.
In altre parole, “Your balance” sono i fondi da pagare meno i costi in un determinato momento. Aggiorniamo regolarmente questa panoramica. L’ora dell’ultimo aggiornamento è visualizzata in “Last Update”.
Di seguito vengono descritti i campi più importanti:
| Articolo | Descrizione |
|---|---|
| Reserve | Importo che tratteniamo come riserva per le spese che non possono essere coperte dal reddito delle transazioni |
| Transactions value (Gross) | Somma che addebiti ai tuoi clienti per tutte le transazioni andate a buon fine (stato 9) combinate (definita nel parametro AMOUNT) |
| Refunds | Somma di tutti i rimborsi (stato 8) combinati (definita nel parametro AMOUNT) |
| Chargeback | Tutti gli storni di addebito dalle transazioni con stato 9 o stato 8 |
| Transaction fees | Commissioni addebitate per l’elaborazione di tutte le transazioni in questo stato del ciclo di vita |
| Refund fees | Commissioni addebitate per l’elaborazione di tutti i rimborsi in questo stato del ciclo di vita |
| Chargeback fees | Commissioni collegate agli storni di addebito |
| Fees/Miscs costs | Tutte le altre commissioni non elencate in alto |
| Total Balance | Tutte le entrate/i costi conteggiati nella somma finale |
Il grafico mostra dove trovare le informazioni sulla bilancia nella tabella “Your Balance”
Facendo clic su “Details” viene visualizzato l’elenco completo delle transazioni che costituiscono il saldo attuale. La tabella contiene le seguenti informazioni:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Pay ID | Riferimento univoco della transazione nel nostro sistema |
| Merchant transaction ref | Riferimento univoco inviato nel parametro ORDERID |
| Order description | Descrizione aggiuntiva inviata nel parametro COM |
| Order date | Data in cui la nostra piattaforma ha ricevuto l’ordine |
| Payment date |
Data in cui la nostra piattaforma ha aggiornato la transazione allo stato 9 |
| Trx amount | Importo totale della transazione o del gruppo di transazioni (comprese le commissioni dell’acquirente) |
| Interchange fee |
Commissione pagata tra banche per l’accettazione di transazioni basate su carta (espressa nell’unità più piccola della valuta utilizzata |
| Scheme fee |
Commissione pagata allo schema (fornitore del metodo di pagamento) |
| Fx rate | Tasso di cambio per la conversione di qualsiasi valuta di transazione (come inviato nel parametro CURRENCY) nella valuta di pagamento |
| Exchange fee | Commissione sul cambio per la conversione delle valute nella valuta di pagamento |
| Gross amount |
Importo addebitato ai clienti come inviato nel parametro AMOUNT |
| Net amount | Importo ricevuto dopo la deduzione di tutti i costi |
| Status | |
| Name | Nome del cliente |
| Brand | Metodo di pagamento/marchio utilizzato |
- Payout: contiene tutte le transazioni per le quali hai effettivamente ricevuto i fondi meno le spese (rimborsi, storni di addebito, commissioni ecc.). Il tuo contratto definisce gli intervalli sulla base dei quali ricevi i pagamenti. Per ogni pagamento, ricevi un report individuale che indica i fondi e le spese.
Puoi cercare un report di pagamento specifico inserendo un payout reference / PAYID
nel relativo campo della panoramica.
In alternativa, puoi visualizzare uno o più report di un intervallo di tempo specifico (utilizzando il campo “Payment date” ) o corrispondente a una gamma di importi netti (utilizzando i campi “Amount from / to”)
Di seguito vengono riportate informazioni dettagliate sui pagamenti:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Payout ref. | Riferimento univoco del pagamento |
| Amount | Importo netto di tutte le transazioni combinate |
| Date | Giorno del pagamento/della creazione del report |
| Action | Facendo clic su “Details” viene visualizzato l’elenco completo delle transazioni che costituiscono il report di pagamento. Consulta il capitolo “Your balance” per una descrizione dettagliata delle colonne |
Facendo clic sul rettangolo per uno dei rapporti, viene visualizzata una panoramica simile a quella nella scheda “Your balance”, che mostra esattamente gli importi lordi, i costi e i guadagni netti per ogni report di pagamento:
| Articolo | Descrizione |
|---|---|
| Transaction value (Gross) |
Somma che addebiti ai tuoi clienti per tutte le transazioni andate a buon fine (stato 9) combinate (definita nel parametro AMOUNT) |
| Refunds | Somma di tutti i rimborsi (stato 8) combinati (definita nel parametro AMOUNT) |
| Chargeback | Tutti gli storni di addebito dalle transazioni con stato 9 o stato 8 |
| Chargeback fees | Commissioni collegate agli storni di addebito |
| Fees/Miscs costs | Tutte le altre commissioni non elencate in alto |
| Reserve debit | Commissioni addebitate per l’elaborazione di tutte le transazioni in questo stato del ciclo di vita |
| Reserve adjustment | Commissioni addebitate per l’elaborazione di tutti i rimborsi in questo stato del ciclo di vita |
| Security adjustement deposit | Commissioni collegate agli storni di addebito |
| Total paid amount | L’importo netto che ti è stato corrisposto |
| DirectDebit | Se l’importo totale pagato è negativo, addebiteremo tale importo sul tuo conto bancario |
| Reserve | Importo che tratteniamo come riserva per le spese che non possono essere coperte dal reddito delle transazioni |
Follow-up sui contenziosi
In Reconciliation > Dispute, raggruppiamo tutte le transazioni con stato 9 per le quali non hai ricevuto fondi o abbiamo dovuto rimborsare il cliente.
Puoi visualizzare le transazioni interessate compilando i campi come segue
- Posting date Start / End (data in cui abbiamo ricevuto la notifica dall’acquirente)
- Card number
- Card scheme (fornitore del metodo di pagamento)
- Reason code (descrizione esatta della richiesta di storno di addebito/recupero)
- ARN (Acquirer Reference Number come riferimento univoco a un caso di storno di addebito)
- Chargeback type (“Retrieval requests” in attesa o “Chargebacks” elaborati)
La ricerca delle transazioni in base al numero della carta richiede la memorizzazione delle stesse nel database. Tieni presente che ciò richiede il possesso di una specifica certificazione PCI.
La tabella elenca tutte le transazioni interessate. Di seguito vengono riportate informazioni dettagliate sui pagamenti
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Data di pubblicazione | Data in cui abbiamo ricevuto la notifica dall’acquirente |
| Tipo di articolo |
Stato del caso nel ciclo di vita dello storno di addebito. Può essere
|
| Numero di carta | Numero di carta utilizzato per la transazione |
| ARN | Acquirer Reference Number (riferimento univoco della banca di acquiring a una transazione, inclusa la transazione di storno di addebito) |
| Codice motivo |
Spiegazione dettagliata della richiesta di storno di addebito. Consulta il nostro elenco completo di possibili motivi |
| Descrizione motivo |
Descrizione a testo libero del contenzioso sullo schema della carta del codice del motivo Non disponibile per tutti gli Item type stati |
| Valuta | Valuta del conto contenzioso dell’acquirente in cui viene registrata la transazione |
| Importo | Importo lordo della transazione |
| CCN | Chargeback Control Number dalla banca del cliente |
| Data di pubblicazione originale | Data in cui hai contestato lo storno di addebito (per le transazioni con stato Representment) |
| Data della transazione originale | Data della transazione della contestazione dello storno di addebito per le transazioni con stato Representment) |
| Tipo transazione |
Tipo transazione (per le transazioni con stato Representment). Fixed value: Purchase |
| Importo pagato dal commerciante | Importo ricevuto per le transazioni con stato Representment (prima di eventuali deduzioni di commissioni) |
| Importo pagato dalla rete | Importo corrisposto con la rete di pagamento per le transazioni con stato Representment (prima di eventuali deduzioni di commissioni) |
| Distinta originale | Numero di distinta interno per le transazioni in stato Representment |
| Distinta articolo | Numero di distinta interno della transazione (che indica lo stato Item type corrente) |
| Codice autorizzazione | Codice autorizzazione per le transazioni con stato Representment |
| Numero batch | Numero di batch fornito dal mittente per le transazioni con stato Representment |
| Nome commerciale del commerciante | Il tuo nome commerciale |
| Riferimento transazione del commerciante | Riferimento del pagamento in cui la transazione era originariamente inclusa |
| Modalità di acquisizione | Metodo di acquisizione dei dati della transazione |
| Payid | Riferimento univoco della transazione nel nostro sistema |
5. Comprendere lo stato di riconciliazione della transazione
Tutte le nostre transazioni seguono un ciclo di vita specifico. Puoi controllare lo stato delle singole transazioni nel Back Office in Operation > View transactions / Financial History. Nella panoramica delle transazioni, cerca la colonna “Recon. Stat.” nella tabella.
Il grafico mostra dove trovare “Recon. Stat.” nella panoramica della transazione.
È possibile riscontrare i seguenti stati:
| Operazione | Acquiring tramite Full Service |
|---|---|
| Pagamenti (transazioni in stato 9x per tutti i metodi di pagamento tranne Bank Transfer / Sofort Banking |
|
| Rimborsi (transazioni in stato 8x per tutti i metodi di pagamento tranne Bank Transfer / Sofort Banking |
|
| Transactions via payment methods Bank Transfer / Sofort Banking |
|
Consulta qui la spiegazione dettagliata di ogni stato
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Transaction processed | La transazione è stata tecnicamente finalizzata, ma non è stata effettuata la compensazione né i fondi sono stati ancora ricevuti |
| Sent for clearing | Abbiamo richiesto di ricevere i fondi dalla banca del tuo cliente |
| Received by Worldline | Abbiamo ricevuto i fondi dalla banca del tuo cliente, ma non li abbiamo ancora corrisposti sul tuo conto |
| Paid by Worldline | Abbiamo pagato i fondi |
| Refund pending | Stiamo preparando il rimborso del tuo cliente (stato 81) |
| Refund processed | Abbiamo rimborsato il tuo cliente (stato 8) |
| Refund refused | Il rimborso è stato rifiutato (stato 83) |
| Waiting for payment | Siamo in attesa del trasferimento dal tuo cliente |
| Expiration initialized | Il periodo di validità è scaduto. La transazione è in stato 61 |
| Expired | Il periodo di validità è scaduto. La transazione è in stato 6 |
| Sent to acquirer | Abbiamo incaricato il tuo acquirente di recuperare i fondi dalla sua banca |
| Paid by acquirer | Abbiamo ricevuto conferma dal tuo acquirente che riceverai i fondi |
Domande frequenti
Il servizio Full Service consente di attivare molti metodi di pagamento locali contemporaneamente e in molti paesi, con un solo contratto. Se si eseguono transazioni internazionali, può essere il modo ideale per accettare pagamenti da tutta Europa. Consente di evitare lunghe pratiche amministrative e di aumentare anche i ricavi, grazie all'offerta di più metodi di pagamento.
Grazie a Worldline Financial Solutions, possiamo ricevere i pagamenti dai clienti tramite i loro acquirenti locali e inviarli direttamente all'account commerciante una volta ricevuta l'autorizzazione.
Nell'account Worldline ePayments, i metodi di pagamento Full Service saranno preconfigurati con i dati di affiliazione di Worldline FS in modo che, per ogni transazione ricevuta, sarà possibile inviare il denaro direttamente sull'account commerciante.
Poiché la procedura di pagamento con Full Service è uguale a una procedura di pagamento normale, le transazioni con Full Service funzioneranno perfettamente con qualsiasi carrello che supporta Worldline ePayments e-Commerce.
Un acquirente è un'istituzione finanziaria che elabora i pagamenti effettuati con determinate carte di credito e debito. L'acquirente è responsabile della parte finanziaria dell'elaborazione della transazione, mentre Worldline è responsabile di quella tecnica. In altre parole, senza acquirente il denaro non viene trasferito al conto bancario.
Per ogni metodo di pagamento che si desidera aggiungere, occorre un contratto di accettazione con un acquirente. Per chiedere informazioni sugli acquirenti più adatti per la propria attività e la propria zona, ci contatti per favore. Se si conoscono gli acquirenti con cui si desidera lavorare, basta semplicemente selezionarli dall'elenco a discesa quando si aggiunge un metodo di pagamento all'account.
Possiamo occuparcene noi? Full Service consente di attivare molti metodi di pagamento locali contemporaneamente e in diversi paesi, con un solo contratto. Se si eseguono transazioni internazionali, può essere il modo ideale per accettare pagamenti da tutta Europa. Consente di evitare lunghe pratiche amministrative e di aumentare anche i ricavi, grazie all'offerta di più metodi di pagamento.
Scopri di più su Ingenico Full Service qui e contattandoci.
Nel menu dell'account Worldline, è possibile cercare facilmente le transazioni selezionando "Operations" (Operazioni) e facendo clic su "View transactions" (Visualizza le transazioni) o "Financial history" (Storia finanziaria), in funzione del tipo di risultati di transazione cercati.
Andare alla sezione Consultazione delle transazioni per ulteriori informazioni.
Per impostazione predefinita, è possibile inviare la merce o fornire il servizio una volta che la transazione ha raggiunto lo stato "9 - Payment requested" (9 - Pagamento richiesto). Tuttavia, anche se lo stato 5 indica un risultato positivo, si tratta solo di una prenotazione temporanea di un importo in denaro sulla carta del cliente. Una transazione in stato 5 deve ancora essere confermata (manualmente o automaticamente) per passare allo stato 9, lo stato positivo finale per la maggior parte dei metodi di pagamento.
Visitare la sezione Stati delle transazioni per ulteriori informazioni.
L'opzione Refunds (Rimborsi) deve essere attivata nell'account.
Per maggiori informazioni, visitare la sezione Mantenere le vostre transazioni.
Un'icona con pollice verde alzato indica che una transazione è stata completata con un metodo di autenticazione 3-D Secure, ad esempio Digipass o lettore di carte. Tuttavia, non significa necessariamente che il pagamento sia stato elaborato. Occorre sempre controllare lo stato della transazione per sapere se si riceverà il denaro.
Andare alla sezione Stati transazione per ulteriori informazioni.
Per ulteriori informazioni andare alla sezione di confronto tra le funzioni Visualizza le transazioni e Storico finanziario.
È possibile eseguire rimborsi solo su transazioni per le quali i fondi hanno già ricevuto (lo stato 9 nel nostro sistema ) per almeno 24 ore. Una cancellazione o annullamento può essere fatto entro circa 24 ore dopo che lo stato finale è stato ricevuto (stato 9 o 5).
Per conoscere l'ora di chiusura (cut-off time) dell'acquirente, si consiglia di verificare direttamente con il nostro servizio clienti.
Quando una transazione raggiunge lo stato 9, che indica il pagamento da parte del cliente, l'acquirente o la banca depositerà il denaro sul conto. Il momento in cui avviene questo pagamento varia in base al metodo di pagamento e all'acquirente. Si consiglia di controllare direttamente con l'acquirente o la banca, qualora si pensi che la ricezione del denaro non sia avvenuta in modo puntuale.