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1. Introduction

Il peut s’avérer difficile de traiter des transactions en ligne. En plus de résoudre l’aspect technique, vous souhaitez également garder une trace de vos revenus et frais générés par vos transactions.

Worldline est fier de vous proposer une solution complète : notre module Reconciliation vous offre une transparence maximale de vos revenus et frais pour les transactions traitées.

Regardez la vidéo pour vous faire une idée plus précise sur la façon dont ce module vous aide :

2. Pour commencer

Pour utiliser ce service, veillez :

• à disposer d’un compte de production sur notre plateforme ;
• à ce que l’option RECON Reconciliation soit activée sur votre compte (vérifiez-le dans votre Back Office  via Configuration > Account > Your options > Available options  ou Default Options). Si l’option n’est pas disponible, contactez-nous ;
• à ce que votre service d’acquisition soit effectué via Full Service, ou Collect.

3. Comprendre le rapprochement

Notre module vous permet de faire la distinction entre le montant brut (ce que vous facturez à vos clients) et le montant net (ce que vous percevez réellement) pour chaque transaction. Le rapprochement est un processus qui relie vos mouvements financiers à vos transactions.

Ce processus donne lieu à un mouvement financier global et à un rapport. Il détaille les flux et les événements inclus dans ce processus.

Notre guide vous permettra :

• De savoir ce que vous gagnez par transaction (transactions au statut 9).
• De contrôler le montant de vos frais de remboursements (transactions au statut 8) et de rétrofacturation (transactions au statut 84).
• Découvrez combien vous déboursez pour chaque transaction et pour quel service exactement.
• Rapprochez vos relevés bancaires avec les transactions traitées et le flux de trésorerie.

4. Utiliser l’outil de rapprochement

Cet outil vous propose diverses façons de comprendre les revenus et les coûts de vos transactions.

Pour l’utiliser, rendez-vous dans le Back Office , dans Reconciliation. Plusieurs onglets sont disponibles vous permettant d’obtenir cette information de différentes manières.

Configurer les rapports des opérations (Push Reports)

Dans Reconciliation > Configuration, il vous est possible de configurer les $!{('nav.aside.title.integration.options.push-reports')} que nous vous envoyons automatiquement. Vous avez le choix entre plusieurs formats. Voici toutes les variantes que notre plateforme propose :

• Payout Report
• Payout report including non-transactional data
• Payout report including non-transactional data and currency informations
• Payout report full scheme reporting
• Payout report full scheme reporting with exchange fee and rates

Pour configurer un rapport de votre choix, cliquez respectivement sur « Configure » et remplissez les champs tel que stipulé dans le chapitre dédié de notre guide Push reports.

Le graphique illustre la façon d’accéder à l’écran de configuration des $!{('nav.aside.title.integration.options.push-reports')}.

Télécharger les rapports de paiements

Il vous est possible de télécharger des rapports directement à partir de Reconciliation > Download. Définissez les champs suivants et cliquez sur « DOWNLOAD » :

Champ	Description
Report based on:	Choisissez parmi les variantes disponibles
Payout report From: / To:	Sélectionnez une période
Payout reference	Sélectionnez un nom pour le fichier que vous avez téléchargé
Please choose a file format for your report Choose from the availble variants	Select either  .csv  .txt

Suivre l’évolution des transactions

Depuis Reconciliation > Reporting, il vous est possible de suivre l’évolution complète de vos transactions depuis la demande de paiement/remboursement au règlement/remboursement effectif.

Les trois onglets Processed tx / Your balance / Payout reflect  représentent l’évolution complète des transactions. Cela signifie que chaque transaction n’apparaîtra que dans un seul onglet à la fois :

• Processed tx: comprend toutes les transactions qui sont en suspens (statuts 91/81) ou qui ont un statut 9/8 pour lesquelles nous n’avons pas reçu les fonds ou n’avons pas encore remboursé vos clients.
• Dans l’aperçu, les transactions sont accessibles par le biais d’une liste complète via « Processed transactions overview » ou séparées par devise via « Processed transactions summary based on currency ».
• Cliquer sur « Details » permet d’afficher la liste exhaustive des transactions respectives. Le tableau comprend les informations suivantes :

Colonne	Description
Pay ID	Référence unique de la transaction dans notre système
Merchant transaction ref	Votre référence unique telle qu’elle est envoyée dans le paramètre ORDERID
Order description	Description supplémentaire telle qu’elle est envoyée dans le paramètre COM
Order date	Date à laquelle notre plateforme a reçu la commande
Payment date	Date à laquelle notre plateforme a mis à jour la transaction au status 9
Gross amount	Montant que vous facturez à vos clients tel qu’il est envoyé dans le paramètre AMOUNT
Status	Statut de la transaction
Name	Nom du client
Brand	Mode/Marque de paiement utilisé(e)

Cliquer sur le rectangle correspondant à l’une des deux listes dans « Processed transactions summary based on currency » vous offre un bref aperçu des revenus (« Payments ») et frais (« Refunds ») en attente.

Le graphique indique l’endroit où les éléments susmentionnés sont disponibles dans l’onglet « Processed tx ».

• Your balance: comprend toutes les transactions pour lesquelles nous avons reçu les fonds, mais qui ne vous ont pas encore été versés. En outre, il offre un aperçu complet des frais en suspens (remboursements, rétrofacturations, frais divers) que nous déduirons des fonds.
  
  En bref, « Your balance » désigne les fonds à verser moins les frais à une période donnée. Nous mettons régulièrement à jour cet aperçu. La date de la dernière mise à jour est indiquée dans « Last Update ».
  
  

Consultez les informations détaillées sur le solde de compte :

Élément	Description
Reserve	Le montant que nous gardons comme « tampon » pour les frais qui ne peuvent pas être couverts par les revenus des transactions
Transactions value (Gross)	La somme de toutes les transactions réussies et combinées que nous facturons à vos clients (statut 9) (définie dans le paramètre AMOUNT)
Refunds	La somme de tous les remboursements (statut 8) combinés (définie dans le paramètre AMOUNT)
Chargeback	L’ensemble des rétrofacturations résultant des transactions au statut 9 ou 8
Transaction fees	Les frais que nous facturons pour le traitement de toutes les transactions à cette phase de statut
Refund fees	Les frais que nous facturons pour le traitement de l’ensemble des remboursements à cette phase de statut
Chargeback fees	Les frais liés aux rétrofacturations
Fees/Miscs costs	Tous les autres frais non susmentionnés
Total Balance	Tous les coûts/revenus comptabilisés dans le montant final

Le graphique indique l’endroit où trouver les informations sur le solde de compte dans le tableau « Your Balance ».

Cliquer sur « Details » permet d’afficher la liste exhaustive des transactions qui composent le solde actuel. Le tableau comprend les informations suivantes :

Colonne	Description
Pay ID	Référence unique de la transaction dans notre système
Merchant transaction ref	Votre référence unique telle qu’elle est envoyée dans le paramètre ORDERID
Order description	Description supplémentaire telle qu’elle est envoyée dans le paramètre COM
Order date	Date à laquelle notre plateforme a reçu la commande
Payment date	Date à laquelle notre plateforme a mis à jour la transaction au statut 9
Trx amount	Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (y compris les frais de l’acquéreur)
Interchange fee	Frais interbancaires payés pour l’acceptation des transactions par carte (exprimés dans la plus petite unité de la devise utilisée)
Scheme fee	Frais versés au système (prestataire de mode de paiement)
Fx rate	Taux de change pour la conversion de toute devise de transaction (tel qu’il est envoyé dans le paramètre CURRENCY) dans la devise de votre règlement
Exchange fee	Frais de change pour la conversion des devises dans la devise de votre règlement
Gross amount	Montant que vous facturez à vos clients tel qu’il est envoyé dans le paramètre AMOUNT
Net amount	Montant que vous percevez après déduction de tous les frais
Status	Statut de la transaction
Name	Nom du client
Brand	Mode/Marque de paiement utilisé(e)

• Payout: comprend toutes les transactions pour lesquelles vous avez effectivement reçu les fonds moins les frais (remboursements, rétrofacturations, frais, etc.). Votre contrat définit les périodes auxquelles vous recevez les paiements. Pour chaque versement, vous obtenez un rapport distinct indiquant les fonds et les frais.

Vous pouvez consulter un rapport des règlements spécifique en saisissant un payout reference ou un PAYID dans le champ respectif dans l’aperçu.

Vous pouvez également afficher un ou plusieurs rapports à partir d’une période donnée (en utilisant le champ « Payment date » ) ou en indiquant une fourchette de montants nets (via les champs « Amount from / to »).

Consultez les informations détaillées sur les règlements :

Colonne	Description
Payout ref.	Référence unique du règlement
Amount	Montant net de toutes les transactions combinées
Date	Jour du règlement ou de la création du rapport
Action	Cliquer sur « Details » permet d’afficher la liste exhaustive des transactions qui composent le rapport des règlements. Consultez le chapitre « Your balance » pour obtenir un descriptif détaillé des colonnes.

Cliquer sur le rectangle pour que l’un des deux rapports affiche un aperçu similaire à celui dans l’onglet « Your balance ». Il indique exactement les montants bruts, les frais et vos revenus nets pour chaque rapport des règlements :

Élément	Description
Transaction value (Gross)	La somme de toutes les transactions réussies et combinées que vous facturez à vos clients (statut 9) (définie dans le paramètre AMOUNT)
Refunds	La somme de tous les remboursements (statut 8) combinés (définie dans le paramètre AMOUNT)
Chargeback	L’ensemble des rétrofacturations résultant des transactions au statut 9 ou 8
Chargeback fees	Les frais liés aux rétrofacturations
Fees/Miscs costs	Tous les autres frais non susmentionnés
Reserve debit	Les frais que nous facturons pour le traitement de toutes les transactions à cette phase de statut
Reserve adjustment	Les frais que nous facturons pour le traitement de l’ensemble des remboursements à cette phase de statut
Security adjustement deposit	Les frais liés aux rétrofacturations
Total paid amount	Le montant net qui vous est réglé
DirectDebit	Si le montant total réglé est négatif, nous débiterons votre compte bancaire de ce montant
Reserve	Le montant que nous gardons comme « tampon » pour les frais qui ne peuvent pas être couverts par les revenus des transactions

Suivre les contestations

Dans Reconciliation > Dispute, nous regroupons toutes les transactions au statut 9 pour lesquelles nous n’avons pas reçu de fonds ou que nous avons dû rembourser à votre client.

Vous pouvez rechercher les transactions concernées en remplissant les champs suivants :

• Posting date Start / End (la date à laquelle nous avons reçu la notification envoyée par l’acquéreur)
• Card number
• Card scheme (le prestataire du mode de paiement)
• Reason code (descriptif exact de la demande de rétrofacturation/récupération)
• ARN (Acquirer Reference Number comme référence unique en cas de contestation concernant une rétrofacturation)
• Chargeback type (soit des « demandes de récupération » soit des « rétrofacturations » traitées)

Ce tableau énumère l’ensemble des transactions concernées. Consultez les informations détaillées sur les règlements

Colonne	Description
Date comptable	La date à laquelle nous avons reçu la notification envoyée par l’acquéreur
Type d’élément	Le statut de la contestation au cours de la phase de rétrofacturation. Il peut s’agir de l’un des éléments suivants : Retrieval request: l’émetteur obtient des informations relatives à une transaction facturée à l’un de ses détenteurs de carte 1st chargeback: l’émetteur a reversé les fonds au client Representment: vous avez contesté la rétrofacturation et vous attendez de recevoir les fonds 2nd chargeback : l’émetteur a reversé les fonds au client après votre contestation de la première rétrofacturation
Numéro de carte	Le numéro de la carte utilisée pour la transaction
ARN	Acquirer Reference Number (référence unique d’une transaction, y compris les transactions de rétrofacturation, de la banque acquéreuse)
Code de raison	L’explication détaillée de la demande de rétrofacturation. Consultez notre liste exhaustive de tous les motifs possibles
Descriptif de raison	Le système de carte conteste la description en texte libre du code de raison Non disponible pour tous les Item type statuts
Devise	Devise du compte contesté de l’acquéreur sur lequel la transaction est comptabilisée
Montant	Montant brut de la transaction
CCN	Chargeback Control Number  de la banque du client.
Date comptable initiale	La date à laquelle vous avez contesté la rétrofacturation (pour les transactions au statut Representment)
Date de transaction initiale	La date de transaction de votre contestation de rétrofacturation pour les transactions au statut  Representment)
Type de transaction	Type de transaction (pour les transactions au statut Representment). Fixed value: Purchase
Montant réglé par le marchand	Montant que vous avez reçu pour les transactions au statut Representment (avant la déduction des frais)
Montant réglé avec le réseau	Montant réglé avec le réseau des paiements pour les transactions au statut Representment (avant la déduction des frais)
Bordereau original	Numéro de bordereau interne pour les transactions au statut Representment
Bordereau de l’élément	Numéro de bordereau interne de la transaction (indiquant son statut Item type actuel)
Code d’autorisation	Code d’autorisation pour les transactions au statut Representment
Numéro de lot	Numéro de lot fourni par le soumissionnaire pour les transactions au statut Representment
Activité exercée par le marchand en tant que personne physique ou morale	La dénomination de votre « activité exercée en tant que personne physique ou morale »
Réf. de transaction du marchand	La référence du règlement de la transaction qui a été initialement ajoutée
Mode de saisie	Méthode de saisie des données de transaction
Payid	Référence unique de la transaction dans notre système

5. Comprendre le statut de rapprochement des transactions

Toutes nos transactions suivent une évolution spécifique. Vous pouvez consulter le statut de chaque transaction dans le Back Office via Operation > View transactions / Financial History. Dans l’aperçu de la transaction, examinez la colonne « Recon. Stat. » dans le tableau.

Le graphique indique l’endroit où trouver « Recon. Stat. » dans l’aperçu des transactions.

Vous pourrez trouver les statuts suivants :

Opération	Acquérir via Full Service
Paiements (transactions au statut 9x pour tous les modes de paiement à l’exception des Bank Transfer / Sofort Banking	Transaction traitée Envoyé à des fins de compensation Reçu par Worldline Payé par Worldline
Refunds (transactions in status 8x for all payment methods except Bank Transfer / Sofort Banking	Remboursement en attente Remboursement traité Remboursement refusé
Transactions via payment methods Bank Transfer / Sofort Banking	En attente de paiement Reçu par Worldline Payé par Worldline Expiration initialisée Expiré

Veuillez trouver ici des explications détaillées pour chaque statut

Statut	Description
Transaction processed	La transaction a été techniquement finalisée, mais la compensation n’a pas eu lieu et nous n’avons pas encore reçu les fonds
Sent for clearing	Nous avons demandé à recevoir les fonds de la banque de votre client
Received by Worldline	Nous avons reçu les fonds de la banque de votre client, mais ils ne vous ont pas encore été versés
Paid by Worldline	Nous avons versé les fonds
Refund pending	Nous préparons le remboursement de votre client (status 81)
Refund processed	Nous avons remboursé votre client (status 8)
Refund refused	Le remboursement a été refusé (status 83)
Waiting for payment	Nous attendons le virement de votre client
Expiration initialized	La période de validité a expiré. La transaction est au status 61
Expired	La période de validité a expiré. La transaction est au statut 6
Sent to acquirer	Nous avons ordonné à votre acquéreur de collecter les fonds auprès de la banque de votre client
Paid by acquirer	Nous avons reçu de votre acquéreur la confirmation que vous allez recevoir les fonds