1. Introduction

Il peut s’avérer difficile de traiter des transactions en ligne. En plus de résoudre l’aspect technique, vous souhaitez également garder une trace de vos revenus et frais générés par vos transactions.

Worldline est fier de vous proposer une solution complète : notre module Reconciliation vous offre une transparence maximale de vos revenus et frais pour les transactions traitées.

Regardez la vidéo pour vous faire une idée plus précise sur la façon dont ce module vous aide :

All the services described in this guide are available for Full Service. We offer selected services for Collect (when you have separate contracts with Worldline for both our gateway and our acquiring services

This guide refers to the module in the Back Office. If you are using the Settlement Module of our merchant portal, contact us to learn more

2. Pour commencer

Pour utiliser ce service, veillez :

  • à disposer d’un compte de production sur notre plateforme ;
  • à ce que l’option RECON Reconciliation soit activée sur votre compte (vérifiez-le dans votre Back Office  via Configuration > Account > Your options > Available options  ou Default Options). Si l’option n’est pas disponible, contactez-nous ;
  • à ce que votre service d’acquisition soit effectué via Full Service, ou Collect.

3. Comprendre le rapprochement

Notre module vous permet de faire la distinction entre le montant brut (ce que vous facturez à vos clients) et le montant net (ce que vous percevez réellement) pour chaque transaction. Le rapprochement est un processus qui relie vos mouvements financiers à vos transactions.

Ce processus donne lieu à un mouvement financier global et à un rapport. Il détaille les flux et les événements inclus dans ce processus.

Notre guide vous permettra :

  • De savoir ce que vous gagnez par transaction (transactions au statut 9).
  • De contrôler le montant de vos frais de remboursements (transactions au statut 8) et de rétrofacturation (transactions au statut 84).
  • Découvrez combien vous déboursez pour chaque transaction et pour quel service exactement.
  • Rapprochez vos relevés bancaires avec les transactions traitées et le flux de trésorerie.

4. Utiliser l’outil de rapprochement

Cet outil vous propose diverses façons de comprendre les revenus et les coûts de vos transactions.

Pour l’utiliser, rendez-vous dans le Back Office , dans Reconciliation. Plusieurs onglets sont disponibles vous permettant d’obtenir cette information de différentes manières.

Dès qu’il sera activé dans le module de votre Back Office, toutes les transactions traitées seront enregistrées. Toutefois, il n’enregistrera pas les transactions traitées avant l’activation du module.

Configurer les rapports des opérations (Push Reports)

Dans Reconciliation > Configuration, il vous est possible de configurer les $!{('nav.aside.title.integration.options.push-reports')} que nous vous envoyons automatiquement. Vous avez le choix entre plusieurs formats. Voici toutes les variantes que notre plateforme propose :

Pour configurer un rapport de votre choix, cliquez respectivement sur « Configure » et remplissez les champs tel que stipulé dans le chapitre dédié de notre guide Push reports.

Le graphique illustre la façon d’accéder à l’écran de configuration des $!{('nav.aside.title.integration.options.push-reports')}.

Télécharger les rapports de paiements

Il vous est possible de télécharger des rapports directement à partir de Reconciliation > Download. Définissez les champs suivants et cliquez sur « DOWNLOAD » :

Champ Description
Report based on: 

Choisissez parmi les variantes disponibles

Payout report From: / To:  Sélectionnez une période
Payout reference  Sélectionnez un nom pour le fichier que vous avez téléchargé
Please choose a file format for your report Choose from the availble variants  Select either 
.csv 
.txt 

Suivre l’évolution des transactions

Depuis Reconciliation > Reporting, il vous est possible de suivre l’évolution complète de vos transactions depuis la demande de paiement/remboursement au règlement/remboursement effectif.

Les trois onglets Processed tx / Your balance / Payout reflect  représentent l’évolution complète des transactions. Cela signifie que chaque transaction n’apparaîtra que dans un seul onglet à la fois :

  • Processed tx: comprend toutes les transactions qui sont en suspens (statuts 91/81) ou qui ont un statut 9/8 pour lesquelles nous n’avons pas reçu les fonds ou n’avons pas encore remboursé vos clients.
  • Dans l’aperçu, les transactions sont accessibles par le biais d’une liste complète via « Processed transactions overview » ou séparées par devise via « Processed transactions summary based on currency ».
  • Cliquer sur « Details » permet d’afficher la liste exhaustive des transactions respectives. Le tableau comprend les informations suivantes :
Colonne Description
Pay ID  Référence unique de la transaction dans notre système
Merchant transaction ref 

Votre référence unique telle qu’elle est envoyée dans le paramètre ORDERID

Order description Description supplémentaire telle qu’elle est envoyée dans le paramètre COM
Order date

Date à laquelle notre plateforme a reçu la commande

Payment date Date à laquelle notre plateforme a mis à jour la transaction au status 9
Gross amount Montant que vous facturez à vos clients tel qu’il est envoyé dans le paramètre AMOUNT
Status

Statut de la transaction

Name Nom du client
Brand Mode/Marque de paiement utilisé(e)

Cliquer sur le rectangle correspondant à l’une des deux listes dans « Processed transactions summary based on currency » vous offre un bref aperçu des revenus (« Payments ») et frais (« Refunds ») en attente.

Le graphique indique l’endroit où les éléments susmentionnés sont disponibles dans l’onglet « Processed tx ».

  • Your balance: comprend toutes les transactions pour lesquelles nous avons reçu les fonds, mais qui ne vous ont pas encore été versés. En outre, il offre un aperçu complet des frais en suspens (remboursements, rétrofacturations, frais divers) que nous déduirons des fonds.

    En bref, « Your balance » désigne les fonds à verser moins les frais à une période donnée. Nous mettons régulièrement à jour cet aperçu. La date de la dernière mise à jour est indiquée dans « Last Update ».

Consultez les informations détaillées sur le solde de compte :

Élément Description
Reserve Le montant que nous gardons comme « tampon » pour les frais qui ne peuvent pas être couverts par les revenus des transactions
Transactions value (Gross)

La somme de toutes les transactions réussies et combinées que nous facturons à vos clients (statut 9) (définie dans le paramètre AMOUNT)

Refunds La somme de tous les remboursements (statut 8) combinés (définie dans le paramètre AMOUNT)
Chargeback L’ensemble des rétrofacturations résultant des transactions au statut 9 ou 8
Transaction fees Les frais que nous facturons pour le traitement de toutes les transactions à cette phase de statut
Refund fees Les frais que nous facturons pour le traitement de l’ensemble des remboursements à cette phase de statut
Chargeback fees Les frais liés aux rétrofacturations
Fees/Miscs costs Tous les autres frais non susmentionnés
Total Balance Tous les coûts/revenus comptabilisés dans le montant final

Le graphique indique l’endroit où trouver les informations sur le solde de compte dans le tableau « Your Balance ».

Cliquer sur « Details » permet d’afficher la liste exhaustive des transactions qui composent le solde actuel. Le tableau comprend les informations suivantes :

Colonne Description
Pay ID

Référence unique de la transaction dans notre système

Merchant transaction ref Votre référence unique telle qu’elle est envoyée dans le paramètre ORDERID 
Order description Description supplémentaire telle qu’elle est envoyée dans le paramètre COM
Order date Date à laquelle notre plateforme a reçu la commande
Payment date

Date à laquelle notre plateforme a mis à jour la transaction au statut 9

Trx amount Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (y compris les frais de l’acquéreur)
Interchange fee

Frais interbancaires payés pour l’acceptation des transactions par carte (exprimés dans la plus petite unité de la devise utilisée)

Scheme fee

Frais versés au système (prestataire de mode de paiement)

Fx rate Taux de change pour la conversion de toute devise de transaction (tel qu’il est envoyé dans le paramètre CURRENCY) dans la devise de votre règlement
Exchange fee Frais de change pour la conversion des devises dans la devise de votre règlement
Gross amount Montant que vous facturez à vos clients tel qu’il est envoyé dans le paramètre AMOUNT
Net amount Montant que vous percevez après déduction de tous les frais
Status

Statut de la transaction

Name Nom du client
Brand Mode/Marque de paiement utilisé(e)
  • Payout: comprend toutes les transactions pour lesquelles vous avez effectivement reçu les fonds moins les frais (remboursements, rétrofacturations, frais, etc.). Votre contrat définit les périodes auxquelles vous recevez les paiements. Pour chaque versement, vous obtenez un rapport distinct indiquant les fonds et les frais.

Vous pouvez consulter un rapport des règlements spécifique en saisissant un payout reference ou un PAYID dans le champ respectif dans l’aperçu.

Vous pouvez également afficher un ou plusieurs rapports à partir d’une période donnée (en utilisant le champ « Payment date » ) ou en indiquant une fourchette de montants nets (via les champs « Amount from / to »).

Consultez les informations détaillées sur les règlements :

Colonne Description
Payout ref. Référence unique du règlement
Amount Montant net de toutes les transactions combinées
Date Jour du règlement ou de la création du rapport
Action Cliquer sur « Details » permet d’afficher la liste exhaustive des transactions qui composent le rapport des règlements. Consultez le chapitre « Your balance » pour obtenir un descriptif détaillé des colonnes.

Cliquer sur le rectangle pour que l’un des deux rapports affiche un aperçu similaire à celui dans l’onglet « Your balance ». Il indique exactement les montants bruts, les frais et vos revenus nets pour chaque rapport des règlements :

Élément Description
Transasaction value (Gross) La somme de toutes les transactions réussies et combinées que vous facturez à vos clients (statut 9) (définie dans le paramètre AMOUNT)
Refunds La somme de tous les remboursements (statut 8) combinés (définie dans le paramètre AMOUNT)
Chargeback L’ensemble des rétrofacturations résultant des transactions au statut 9 ou 8
Chargeback fees Les frais liés aux rétrofacturations
Fees/Miscs costs Tous les autres frais non susmentionnés
Reserve debit Les frais que nous facturons pour le traitement de toutes les transactions à cette phase de statut
Reserve adjustment Les frais que nous facturons pour le traitement de l’ensemble des remboursements à cette phase de statut
Security adjustement deposit Les frais liés aux rétrofacturations
Total paid amount Le montant net qui vous est réglé
DirectDebit Si le montant total réglé est négatif, nous débiterons votre compte bancaire de ce montant
Reserve Le montant que nous gardons comme « tampon » pour les frais qui ne peuvent pas être couverts par les revenus des transactions

Suivre les contestations

Dans Reconciliation > Dispute, nous regroupons toutes les transactions au statut 9 pour lesquelles nous n’avons pas reçu de fonds ou que nous avons dû rembourser à votre client.

Vous pouvez rechercher les transactions concernées en remplissant les champs suivants :

  • Posting date Start / End (la date à laquelle nous avons reçu la notification envoyée par l’acquéreur)
  • Card number
  • Card scheme (le prestataire du mode de paiement)
  • Reason code (descriptif exact de la demande de rétrofacturation/récupération)
  • ARN (Acquirer Reference Number comme référence unique en cas de contestation concernant une rétrofacturation)
  • Chargeback type (soit des « demandes de récupération » soit des « rétrofacturations » traitées)

Rechercher des transactions à partir du numéro de carte vous oblige à les enregistrer dans votre base de données. Sachez que cela nécessite une certification PCI spécifique de votre part.

Ce tableau énumère l’ensemble des transactions concernées. Consultez les informations détaillées sur les règlements

Colonne Description
Date comptable La date à laquelle nous avons reçu la notification envoyée par l’acquéreur
Type d’élément

Le statut de la contestation au cours de la phase de rétrofacturation. Il peut s’agir de l’un des éléments suivants :

  • Retrieval request: l’émetteur obtient des informations relatives à une transaction facturée à l’un de ses détenteurs de carte
  • 1st chargeback: l’émetteur a reversé les fonds au client
  • Representment: vous avez contesté la rétrofacturation et vous attendez de recevoir les fonds
  • 2nd chargeback : l’émetteur a reversé les fonds au client après votre contestation de la première rétrofacturation
Numéro de carte Le numéro de la carte utilisée pour la transaction
ARN Acquirer Reference Number (référence unique d’une transaction, y compris les transactions de rétrofacturation, de la banque acquéreuse)
Code de raison 

L’explication détaillée de la demande de rétrofacturation. Consultez notre liste exhaustive de tous les motifs possibles

Descriptif de raison

Le système de carte conteste la description en texte libre du code de raison

Non disponible pour tous les Item type statuts

Devise Devise du compte contesté de l’acquéreur sur lequel la transaction est comptabilisée
Montant Montant brut de la transaction
CCN Chargeback Control Number  de la banque du client.
Date comptable initiale La date à laquelle vous avez contesté la rétrofacturation (pour les transactions au statut Representment)
Date de transaction initiale La date de transaction de votre contestation de rétrofacturation pour les transactions au statut  Representment)
Type de transaction

Type de transaction (pour les transactions au statut Representment).

Fixed value: Purchase

Montant réglé par le marchand Montant que vous avez reçu pour les transactions au statut Representment (avant la déduction des frais)
Montant réglé avec le réseau Montant réglé avec le réseau des paiements pour les transactions au statut Representment (avant la déduction des frais)
Bordereau original Numéro de bordereau interne pour les transactions au statut Representment
Bordereau de l’élément Numéro de bordereau interne de la transaction (indiquant son statut Item type actuel)
Code d’autorisation

Code d’autorisation pour les transactions au statut Representment

Numéro de lot Numéro de lot fourni par le soumissionnaire pour les transactions au statut Representment
Activité exercée par le marchand en tant que personne physique ou morale La dénomination de votre « activité exercée en tant que personne physique ou morale » 
Réf. de transaction du marchand La référence du règlement de la transaction qui a été initialement ajoutée
Mode de saisie

Méthode de saisie des données de transaction

Payid Référence unique de la transaction dans notre système

5. Comprendre le statut de rapprochement des transactions

Toutes nos transactions suivent une évolution spécifique. Vous pouvez consulter le statut de chaque transaction dans le Back Office via Operation > View transactions / Financial History. Dans l’aperçu de la transaction, examinez la colonne « Recon. Stat. » dans le tableau.

Le graphique indique l’endroit où trouver « Recon. Stat. » dans l’aperçu des transactions.

Vous pourrez trouver les statuts suivants :

Opération Acquérir via Full Service
Paiements (transactions au statut 9x pour tous les modes de paiement à l’exception des Bank Transfer / Sofort Banking
  • Transaction traitée
  • Envoyé à des fins de compensation
  • Reçu par Ingenico
  • Payé par Ingenico

Refunds (transactions in status 8x for all payment methods except Bank Transfer / Sofort Banking
  • Remboursement en attente
  • Remboursement traité
  • Remboursement refusé
Transactions via payment methods Bank Transfer / Sofort Banking
  • En attente de paiement
  • Reçu par Ingenico
  • Payé par Ingenico
  • Expiration initialisée
  • Expiré

Veuillez trouver ici des explications détaillées pour chaque statut

Statut Description
Transaction processed La transaction a été techniquement finalisée, mais la compensation n’a pas eu lieu et nous n’avons pas encore reçu les fonds
Sent for clearing Nous avons demandé à recevoir les fonds de la banque de votre client
Received by Worldline Nous avons reçu les fonds de la banque de votre client, mais ils ne vous ont pas encore été versés
Paid by Worldline Nous avons versé les fonds
Refund pending Nous préparons le remboursement de votre client (status 81)
Refund processed Nous avons remboursé votre client (status 8)
Refund refused Le remboursement a été refusé (status 83)
Waiting for payment Nous attendons le virement de votre client
Expiration initialized La période de validité a expiré. La transaction est au status 61
Expired

La période de validité a expiré. La transaction est au statut 6

Sent to acquirer Nous avons ordonné à votre acquéreur de collecter les fonds auprès de la banque de votre client
Paid by acquirer Nous avons reçu de votre acquéreur la confirmation que vous allez recevoir les fonds

Questions fréquemment posées

 

Full Service vous permet d’activer de nombreuses méthodes de paiement locales en une seule fois, dans plusieurs pays et avec un seul contrat. Si vous vendez à l’international, c’est probablement le meilleur moyen d’accepter des paiements de toute l’Europe. Il vous permet de consacrer moins de temps à la gestion et comme vous pouvez proposer plusieurs méthodes de paiement, vous augmentez votre chiffre d’affaires.

Grâce à notre filiale Ingenico Financial Solutions, nous pouvons recouvrer les paiements de vos clients par le biais de leurs acquéreurs locaux et les transférer directement sur votre compte commerçant une fois qu’ils ont été autorisés.

Dans votre compte Ingenico ePayments, vos méthodes de paiement Full Service seront préconfigurées avec les données d’affiliation d’Ingenico FS. Ainsi, pour chaque opération reçue, l’argent pourra être transféré directement sur votre compte commerçant.

Comme la procédure de paiement avec Full Service est identique à la procédure de paiement habituelle, les transactions avec Full Service fonctionneront parfaitement avec toutes les solutions de panier d’achat qui prennent en charge Ingenico ePayments e-Commerce.

Un acquéreur est un établissement financier qui traite des paiements réalisés avec des cartes de crédit et de débit. L’acquéreur est responsable de la partie financière du traitement des transactions et Worldline est en charge de la partie technique. En d’autres termes, sans acquéreur, l’argent ne sera pas transféré sur votre compte bancaire.

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Pour chaque méthode de paiement en ligne que vous souhaitez ajouter, vous devez signer un contrat d’acceptation avec un acquéreur. Si vous souhaitez obtenir des conseils sur l’acquéreur le mieux adapté à vos besoins et à votre région, veuillez contacter notre équipe commerciale à l’adresse sales.ecom@ingenico.com. Si vous connaissez le nom de l’acquéreur avec lequel vous souhaitez travailler, il vous suffit de le sélectionner dans la liste déroulante au moment d’ajouter une méthode de paiement à votre compte.

Mais pourquoi ne pas nous laisser nous en occuper pour vous ? Ingenico Full Service vous permet d’activer de nombreuses méthodes de paiement locales en une seule fois, dans plusieurs pays et avec un seul contrat. Si vous vendez à l’international, c’est probablement le meilleur moyen d’accepter des paiements de toute l’Europe. Il vous permet de consacrer moins de temps à la gestion et comme vous pouvez proposer plusieurs méthodes de paiement, vous augmentez votre chiffre d’affaires.

Pour en savoir plus sur Ingenico Full Service, cliquez ici ou écrivez à sales.ecom@ingenico.com.

Dans le menu de votre compte Worldline, vous pouvez facilement rechercher vos transactions en cliquant sur « Opérations », puis sur « Afficher les transactions » ou « Historique financier », selon le type de résultat que vous recherchez.

Cliquez sur Consulter vos transactions pour obtenir plus d’informations.

Par défaut, vous pouvez envoyer des marchandises ou fournir un service lorsque la transaction a atteint le statut « 9 - Paiement demandé ». Même si le statut 5 est un statut positif, il s’agit d’une simple réserve d’argent temporaire sur la carte du client. Une transaction possédant le statut 5 doit être confirmée (manuellement ou automatiquement), pour passer au statut 9, qui est le dernier statut positif pour la plupart des méthodes de paiement.

Cliquez sur Statuts des transactions pour obtenir plus d’informations.

Vous pouvez facilement rembourser un paiement en cliquant sur le bouton « Rembourser » dans l’aperçu des commandes d’une transaction (dans « Afficher les transactions »). Si votre compte le permet, vous pouvez également effectuer des remboursements avec une demande DirectLink ou l’option de téléchargement de fichier Batch (en cas de transactions multiples).

Sachez que l’option « Remboursement » doit être activée sur votre compte.

Cliquez sur Gérer vos transactions pour obtenir plus d’informations.

 

L’icône verte en forme de pouce levé indique que la transaction a été réalisée avec une méthode d’authentification 3-D Secure, comme un Digipass ou un lecteur de cartes. Cela ne signifie pas nécessairement que le paiement a été traité avec succès. Vous devez donc toujours vérifier le statut de la transaction pour savoir si vous recevrez l’argent.

Cliquez sur Statuts d'une transaction pour obtenir plus d’informations.

Si vous souhaitez vérifier les détails d’une commande/transaction ou gérer certaines transactions, vous devez utiliser l’option « Gestion des transactions ». « Historique financier » est l’option la plus pratique pour consulter périodiquement les fonds entrants et sortants.

Pour plus d’informations, consultez Gestion des transactions vs Historique financier.

Vous ne pouvez effectuer des remboursements que sur les transactions qui ont obtenu u statut 9 sur les dernières 24 heures. L’annulation ou la suppression d’un paiement est possible dans un délai de 24 heures après que le statut final de la transaction soit reçu (Statut 9 ou 5).

Pour connaître l’heure limite de votre acquéreur, nous vous recommandons de contacter directement notre service clientèle.

Lorsqu’une transaction atteint le statut 9, qui indique que le client a payé, votre acquéreur ou banque transfère l’argent sur votre compte. Le délai de ce règlement varie selon la méthode de paiement et l’acquéreur. Nous vous recommandons de contacter directement votre acquéreur ou banque si vous pensez que vous ne recevez pas votre argent dans un délai raisonnable.