Reconciliación
1. Introducción
El procesamiento de las transacciones online puede ser un reto. Aparte de resolver el aspecto técnico, también requiere hacer un seguimiento de los ingresos y gastos generados por tus transacciones.
Worldline se enorgullece de ofrecerte una solución integral: nuestro módulo Reconciliación ofrece la máxima transparencia de lo que ganas y lo que pagas por las transacciones procesadas.
Ve el vídeo para conocer de primera mano cómo puede ayudarte este módulo:
Todos los servicios descritos en esta guía están disponibles para Full Service. Ofrecemos servicios seleccionados para Collect (si tienes contratos distintos con Worldline tanto para nuestros servicios de pasarela como para los servicios con adquirientes
Esta guía hace referencia al módulo del Back Office. Si utilizas el módulo de liquidación de nuestro portal para comercios, ponte en contacto con nosotros para obtener más información
2. Primeros pasos
Para usar este servicio, asegúrate de lo siguiente:
- Dispones de una cuenta de producción en nuestra plataforma
- La opción RECON Reconciliation está activada en tu cuenta (compruébalo en tu Back Office desde Configuration > Account > Your options > Available options o Default Options). Si la opción no está disponible, ponte en contacto con nosotros.
- Tu servicio como adquiriente se lleva a cabo en Full Service o Collect
3. Qué es la conciliación
Nuestro módulo te ayuda a distinguir entre el importe bruto (lo que cobras a tus clientes) y el importe neto (lo que recibes en realidad) de cada transacción. La conciliación es un proceso que relaciona tus movimientos financieros con tus transacciones.
Este proceso da lugar a un movimiento financiero agregado y a un informe. Proporciona los detalles de los flujos y eventos incluidos en este proceso.
Nuestra guía te enseñará a:
- Comprender qué ganas en cada transacción (transacciones con estado 9)
- Hacer un seguimiento del gasto en reembolsos (transacciones con estado 8) y devoluciones de cargo (transacciones con estado 84)
- Ver exactamente cuánto pagas por cada transacción y servicio
- Cotejar sus extractos bancarios con las transacciones procesadas y el flujo de caja
4. Usar herramientas de conciliación
La herramienta te ofrece varias formas de entender los ingresos y los costes de tus transacciones.
Para usarla, ve a Reconciliation en el Back Office . Verás distintas pestañas con varias formas de obtener esta información.
Tan pronto como se active el módulo en tu Back Office, se registrarán todas las transacciones procesadas. Sin embargo, no se registrarán las transacciones procesadas antes de la activación del módulo
Configurar informes push
En Reconciliation > Configuration, puedes configurar Informes pushpara recibirlos automáticamente. Puedes elegir entre diferentes formatos. Echa un vistazo a todas las variantes existentes que nuestra plataforma puede ofrecerte:
- Payout Report
- Payout report including non-transactional data
- Payout report including non-transactional data and currency informations
- Payout report full scheme reporting
- Payout report full scheme reporting with exchange fee and rates
Para configurar el informe que quieras, haz clic en “Configure” y rellena los campos tal y como se describe en nuestro capítulo correspondiente de la guía de Informes push.
El gráfico muestra cómo acceder a la pantalla de configuración de $!{('nav.aside.title.integration.options.push-reports')}.
Descargar informes de pago
En Reconciliation > Download, puedes descargar informes directamente. Define los siguientes campos y haz clic en “DOWNLOAD”:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Report based on: | |
| Payout report From: / To: | Selecciona un intervalo de tiempo |
| Payout reference | Elige un nombre para el archivo descargado |
| Please choose a file format for your report Choose from the availble variants | Select either .csv .txt |
Hacer seguimiento del ciclo de vida de una transacción
En Reconciliation > Reporting, puede seguir el ciclo de vida completo de tus transacciones, desde la solicitud de pago/reembolso hasta el pago/reembolso real.
Las tres pestañas Processed tx / Your balance / Payout reflect reflejan el ciclo de vida completo de las transacciones. Esto significa que cada transacción aparecerá en una sola pestaña a la vez:
- Processed tx: contiene todas las transacciones con estado pendiente (91/81) o con estado 9/8 para las que aún no hemos recibido los fondos o no hemos pagado a tus clientes.
- En la descripción general, se puede acceder a las transacciones desde una lista completa en “Processed transactions overview” o verlas organizadas por divisa en “Processed transactions summary based on currency”.
- Al hacer clic en “Details”, se muestra una lista completa de las transacciones correspondientes. La tabla contiene la siguiente información:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Pay ID | Referencia única de la transacción en nuestro sistema |
| Merchant transaction ref |
Tu referencia única tal y como se envía en el parámetro ORDERID |
| Order description |
Descripción adicional tal y como se envía en el parámetro COM |
| Order date | Fecha en la que nuestra plataforma recibió el pedido |
| Payment date |
Fecha en la que nuestra plataforma actualizó la transacción al estado 9 |
| Gross amount |
Importe cargado a tus clientes tal y como se envía en el parámetro AMOUNT |
| Status | |
| Name | Nombre del cliente |
| Brand | Método de pago/marca que se utiliza |
Al hacer clic en el rectángulo de cualquier lista de “Processed transactions summary based on currency” se abre un breve resumen de los ingresos (“Payments”) y los gastos (“Refunds”) pendientes.
El gráfico muestra dónde están disponibles los elementos mencionados en la pestaña “Processed tx”.
- Your balance: contiene todas las transacciones para las que hemos recibido los fondos pero que aún no se te han pagado. Además, contiene un resumen completo de los gastos pendientes (reembolsos, devoluciones de cargo, comisiones diversas) que deduciremos de los fondos.
En resumen, “Your balance” son los fondos que se pagarán menos los costes en un momento determinado. Actualizamos este resumen periódicamente. La hora de la última actualización se muestra en “Last Update”.
Aquí puedes ver la información detallada del saldo:
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Reserve | El importe que mantenemos como colchón para los gastos que no pueden ser cubiertos por los ingresos de las transacciones |
| Transactions value (Gross) |
La suma que cobras a tus clientes por la combinación de todas las transacciones realizadas correctamente (estado 9) (tal y como se definen en el parámetro AMOUNT) |
| Refunds |
La suma de todos los reembolsos (estado 8) combinados (tal y como se definen en el parámetro AMOUNT) |
| Chargeback |
Todas las devoluciones de cargo estado 9 o las transacciones con estado 8 |
| Transaction fees | Comisiones que cobramos por procesar todas las transacciones en este estado del ciclo de vida |
| Refund fees | Comisiones que cobramos por procesar todos los reembolsos en este estado del ciclo de vida |
| Chargeback fees | Comisiones vinculadas a las devoluciones de cargo |
| Fees/Miscs costs | Todas las demás comisiones no enumeradas anteriormente |
| Total Balance | Todos los ingresos/costes contados hasta la suma final |
El gráfico muestra dónde se puede encontrar la información de balance en la tabla “Your Balance”
Al hacer clic en “Details”, se muestra una lista completa de las transacciones que conforman el saldo actual. La tabla contiene la siguiente información:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Pay ID | Referencia única de la transacción en nuestro sistema |
| Merchant transaction ref |
Tu referencia única tal y como se envía en el parámetro ORDERID |
| Order description | Descripción adicional tal y como se envía en el parameter COM |
| Order date | Fecha en la que nuestra plataforma recibió el pedido |
| Payment date |
Fecha en la que nuestra plataforma actualizó la transacción al estado 9 |
| Trx amount | Importe total de la operación o grupo de operaciones (incluidas las comisiones del adquirente) |
| Interchange fee |
Comisión pagada entre bancos para la aceptación de transacciones con tarjeta (expresada en la unidad más pequeña de la divisa utilizada) |
| Scheme fee |
Comisión pagada al esquema (método de pago del proveedor) |
| Fx rate | Tipo de cambio para la conversión de cualquier divisa de transacción (tal y como se envía en el parámetro CURRENCY) en la divisa de liquidación |
| Exchange fee | Comisión de cambio para la conversión de divisas en la moneda de liquidación |
| Gross amount | Importe cargado a tus clientes tal y como se envía en el parámetro AMOUNT |
| Net amount | Importe que recibes después de deducir todos los gastos |
| Status | |
| Name | Nombre del cliente |
| Brand | Método de pago/marca que se utiliza |
- Payout: contiene todas las transacciones para las que has recibido correctamente los fondos menos los gastos (reembolsos, devoluciones de cargo, comisiones, etc.). Tu contrato define los intervalos en los que recibirás los pagos. Por cada pago, recibes un informe individual en el que se indican los fondos y los gastos.
Puedes buscar un informe de pago específico introduciendo una payout reference/PAYID
en el siguiente campo de la descripción.
También puedes visualizar uno o varios informes de un periodo de tiempo concreto (con el campo “Payment date”) o comparar con un rango de importes netos (con los campos “Amount from / to”)
Aquí puedes ver la información detallada del pago:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Payout ref. | Referencia única del pago |
| Amount | Importe neto de todas las transacciones combinadas |
| Date | Día del pago/creación del informe |
| Action | Al hacer clic en “Details”, se muestra una lista completa de las transacciones que se incluyen en el informe del pago. Consulta el capítulo “Your balance” para ver una descripción detallada de las columnas |
Al hacer clic en el rectángulo de un informe, se muestra una descripción general similar a la de la pestaña “Your balance”. Muestra exactamente los importes brutos, los costes y tus ganancias netas para cada informe de pago:
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Transaction value (Gross) | La suma que cobras a tus clientes por la combinación de todas las transacciones realizadas correctamente (estado 9) (tal y como se definen en el parámetro AMOUNT) |
| Refunds | La suma de todos los reembolsos (estado 8) combinados (tal y como se definen en el parámetro AMOUNT) |
| Chargeback | Todas las devoluciones de cargo estado 9 o las transacciones con estado 8 |
| Chargeback fees | Comisiones vinculadas a las devoluciones de cargo |
| Fees/Miscs costs |
Todas las demás comisiones no enumeradas anteriormente |
| Reserve debit | Comisiones que cobramos por procesar todas las transacciones en este estado del ciclo de vida |
| Reserve adjustment | Comisiones que cobramos por procesar todos los reembolsos en este estado del ciclo de vida |
| Security adjustement deposit | Comisiones vinculadas a las devoluciones de cargo |
| Total paid amount | El importe neto pagado |
| DirectDebit | Si el importe total pagado es negativo, cargaremos este importe en tu cuenta bancaria |
| Reserve | El importe que mantenemos como colchón para los gastos que no pueden ser cubiertos por los ingresos de las transacciones |
Seguimiento de las disputas
En Reconciliation > Dispute, agrupamos todas las transacciones con estado 9 por las que no has recibido fondos o hemos tenido que hacer una devolución al cliente.
Puedes buscar las transacciones afectadas rellenando los siguientes campos
- Posting date Start / End (la fecha en que hemos recibido la notificación del adquirente)
- Card number
- Card scheme (el proveedor del método de pago)
- Reason code (descripción exacta de la solicitud de devolución de cargo/recuperación)
- ARN (Acquirer Reference Number como una referencia única de un caso de devolución de cargo)
- Chargeback type (“Solicitudes de recuperación” pendientes o “devoluciones de cargo” procesadas)
Para poder buscar transacciones basadas en el número de tarjeta, deben estar almacenadas en tu base de datos. Ten en cuenta que, para poder hacerlo, deberás contar con una certificación PCI.
La tabla enumera todas las transacciones afectadas. Aquí puedes ver la información detallada del pago:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Fecha de publicación | La fecha en que hemos recibido la notificación del adquirente |
| Tipo de elemento |
El estado del caso en el ciclo de vida de la devolución de cargo. Puede tener los siguientes valores:
|
| Número de tarjeta | El número de la tarjeta empleado en la transacción |
| ARN | Acquirer Reference Number (referencia única del banco del adquiriente en una transacción, incluida la transacción de devolución de cargo) |
| Código del motivo |
La explicación detallada de la solicitud de devolución de cargo. Consulta la lista completa de todos los motivos posibles |
| Descripción del motivo |
Descripción con texto libre de la disputa del esquema de la tarjeta del código del motivo No está disponible para todos los estados Item type |
| Divisa | Divisa de la cuenta de disputa de la entidad adquirente en la que se contabiliza la transacción |
| Importe | Importe bruto de la transacción |
| CCN | Chargeback Control Number del banco del cliente. |
| Fecha de publicación original | La fecha en la que ha impugnado la devolución de cargo (para transacciones con estado Representment) |
| Fecha de transacción original | La fecha de la transacción de la impugnación de devolución de cargo para las transacciones con estado Representment) |
| Tipo de transacción |
Tipo de transacción (para transacciones con estado Representment). Fixed value: Purchase |
| Importe liquidado por el comercio | Importe recibido para transacciones con estado Representment (antes de que se deduzcan las tasas) |
| Importe liquidado por la red | Importe liquidado con la red de pagos para transacciones con estado Representment (antes de que se deduzcan las tasas) |
| Resguardo original | Número de resguardo interno para transacciones con estado Representment |
| Resguardo de artículo | Número de resguardo interno de la transacción (con su estado actual Item type) |
| Código de autenticación | Código de autorización para transacciones con estado Representment |
| Número de lote | Número de lote proporcionado por el emisor para transacciones con estado Representment |
| DBA del comercio | Tu nombre DBA |
| Referencia de transacción del comercio |
La referencia de pago en la que se incluía originalmente la transacción |
| Modo de captura | Método de captura de datos de la transacción |
| ID de pago | Referencia única de la transacción en nuestro sistema |
5. Qué es el estado de conciliación de una transacción
Todas nuestras transacciones siguen un ciclo de vida específico. Puedes buscar el estado de las distintas transacciones en Operation > View transactions / Financial History en el Back Office. En la descripción de la transacción, busca la columna “Recon. Stat.” en la tabla.
El gráfico muestra dónde se puede encontrar “Recon. Stat.” en la descripción de la transacción.
Son posibles los siguientes estados:
| Operación | Adquisición mediante Full Service |
|---|---|
| Pagos (transacciones con estado 9x para todos los métodos de pago excepto Bank Transfer / Sofort Banking |
|
| Reembolsos (transacciones con estado 8x para todos los métodos de pago excepto Bank Transfer / Sofort Banking |
|
| Transacciones con métodos de pago Bank Transfer / Sofort Banking |
|
Puedes ver explicaciones detalladas de cada estado aquí:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Transaction processed | Técnicamente, la transacción ha finalizado, pero no se ha realizado la compensación ni se han recibido aún los fondos |
| Sent for clearing | Hemos solicitado recibir los fondos del banco de tu cliente para recibir los fondos |
| Received by Worldline | Hemos recibido los fondos del banco de tu cliente, pero aún no te los hemos pagado |
| Paid by Worldline | Hemos pagado los fondos |
| Refund pending | Estamos preparando el reembolso para tu cliente (estado 81) |
| Refund processed | Hemos reembolsado a tu cliente (estado 8) |
| Refund refused | El reembolso se ha rechazado (estado 83) |
| Waiting for payment | Estamos esperando la transferencia de tu cliente |
| Expiration initialized | Validity period has expired. Transaction is in status 61 |
| Expired | El periodo de validez ha caducado. La transacción tiene estado 6 |
| Sent to acquirer | Hemos dado instrucciones a tu entidad adquirente para que cobre los fondos del banco de tu cliente |
| Paid by acquirer | Hemos recibido la confirmación de tu entidad adquirente de que recibirás los fondos |
Preguntas más frecuentes
Full Service le permite activar muchos métodos de pago locales a la vez y en varios países con un único contrato. Si vende en otros países, podría ser la forma ideal de aceptar pagos de toda Europa. Le ahorra tareas de administración que llevan mucho tiempo y, como puede ofrecer más métodos de pago, también podrá aumentar sus ingresos.
A través de nuestra filial Ingenico Financial Solutions, podemos cobrar los pagos de sus clientes a través de sus entidades adquirentes locales y enviarlos directamente a su cuenta de comerciante una vez hayan sido autorizados.
En la cuenta de Worldline, sus métodos de pago de Full Service se preconfigurarán con los detalles de afiliación de Worldline FS, de modo que por cada transacción recibida, puedan enviarle el dinero directamente a su cuenta de comerciante.
Como el proceso de pago con Full Service es el mismo que el proceso de pago normal, las transacciones con Full Service funcionarán perfectamente con cualquier carrito de la compra que admita Worldline Página de pago alojada.
Una entidad adquirente es una institución financiera que procesa pagos de determinadas tarjetas de crédito y débito. La entidad adquirente es responsable de la parte financiera del procesamiento de la transacción e Worldline es responsable de la parte técnica. Dicho de otro modo, sin una entidad adquiriente, el dinero no se transferirá a su cuenta bancaria.
Por cada método de pago en línea que desee agregar, necesitará un contrato de aceptación con una entidad adquirente. Si desea que le aconsejemos acerca de la entidad adquiriente más adecuada para usted y su región, por favor contáctenos. Si sabe con qué entidades adquirentes desea trabajar, selecciónelas en la lista desplegable al añadir un método de pago en su cuenta.
Como alternativa, puede permitirnos que nos encarguemos por usted. Full Service le permite activar muchos métodos de pago locales, todos a la vez y en varios países distintos con un solo contrato. Si vende en otros países, podría ser la forma ideal de aceptar pagos de toda Europa. Le ahorra tareas de administración que llevan mucho tiempo y, como puede ofrecer más métodos de pago, también podrá aumentar sus ingresos.
Obtenga más información sobre Ingenico Full Service aquí y poniéndose en contacto con nosotros y solicite información sobre contratos.
En el menú de su cuenta de Worldline, puede fácilmente buscar las transacciones seleccionando "Operaciones" y haciendo clic en "Ver transacciones" o "Historial financiero", dependiendo del tipo de resultados de transacción que busque.
Vaya a Consulte sus transacciones para obtener más información.
De forma predeterminada, puede enviar bienes o entregar su servicio después de que una transacción haya alcanzado el estado "5 - Autorizado" o "9 - Pago solicitado". No obstante, aunque el estado 5 es un estado satisfactorio, es únicamente una reserva temporal de un importe de dinero en la tarjeta del cliente. Una transacción en estado 5 sigue necesitando ser confirmada (manual o automáticamente), para pasar el estado 9, que es el estado satisfactorio final de la mayoría de los métodos de pago.
Vaya a Estados de transacciones para obtener más información.
Puede reembolsar un pago fácilmente con el botón "Reembolso" en la descripción del pedido de una transacción (mediante Ver transacciones). Si su cuenta lo admite, también puede realizar reembolsos con una solicitud de DirectLink o con una carga de archivo de Fichero de Lote (para varias transacciones).
Tenga en cuenta que la opción Reembolsos debe estar activada en su cuenta.
Vaya a Mantenimiento de transacciones para obtener más información.
Un icono de pulgar hacia arriba totalmente verde significa que la transacción se ha realizado con un método de autenticación 3-D Secure, por ejemplo Digipass o un lector de tarjeta. Sin embargo, no significa necesariamente que el pago propiamente dicho se haya realizado satisfactoriamente. Por tanto, siempre debe comprobar el estado de la transacción para saber si recibirá su dinero.
Vaya a Estados de transacciones para obtener más información.
Si desea comprobar los detalles específicos de un pedido o una transacción, o realizar el mantenimiento en las transacciones, debe utilizar "Ver transacciones".
El "historial financiero" es lo más cómodo para comprobar periódicamente los fondos entrantes y salientes por (lotes de) transacciones, y realizar la conciliación.
Si desea obtener más información, vaya a Ver transacciones frente a Historial financiero
Solo puede realizar reembolsos en transacciones cuyo estado es "9 - Pago solicitado". Se puede realizar una cancelación o eliminación tras aproximadamente 24 horas de haber recibido un estado definitivo ( 5-Autorizado o 9 – Pago solicitado ) .
Para conocer la hora límite de la entidad adquirente, le recomendamos que consulte con el departamento de atención al cliente.
Cuando una transacción alcanza el estado 9, que significa que el cliente ha pagado, la entidad adquirente o su banco depositarán el dinero en su cuenta. El momento en que se efectúa el pago dependerá del método de pago y de la entidad adquirente. Le recomendamos que consulte directamente con su entidad adquirente o con su banco si cree que no recibe su dinero de forma puntual.